Forsvaret sendte sensitive varslingssaker til konsulenter før de informerte berørte

Etter en rekke saker fra blant annet NRK om varsling, seksuell trakassering og mobbing i Forsvaret besluttet forsvarssjefen å hente inn eksterne granskere.

Konsulentselskapet PwC har fått i oppdrag å gå gjennom varslingssystemene i Forsvaret. De skal blant annet se på hvordan kritikkverdige forhold får konsekvenser.

PwC skal også se på enkeltsaker og hvordan de har blitt håndtert. I mandatet står det at de skal se på «et utvalg varslingssaker innenfor alle typer kritikkverdige forhold».

Konsulentene har plukket ut 58 varslingssaker som skal gjennomgås.

Saksmappene fra Forsvaret fra de 58 sakene har så blitt overført til konsulentene. Dette har skjedd uten at de berørte ble varslet eller har samtykket til deling av sine detaljerte opplysninger.

Slik reagerer en av de berørte på at opplysningene ble delt uten at det ble gitt noen informasjon:

«Troverdigheten til Forsvarets håndtering av disse sakene er borte hvis de har distribuert personsensitive opplysninger uten samtykke. Jeg hadde håpet på en ryddig og sporbar prosess, men tilliten er borte.»

Informasjon om 119 personer

Det er etter det NRK kjenner til blant annet valgt ut saker som handler om seksuell trakassering.

Slike saker kan inneholde store mengder sensitive personopplysninger. Eksempler er detaljerte forklaringer eller avhør av de involverte, tekstmeldinger, bilder/video og beskrivelser av seksuelle forhold.

Etter spørsmål fra NRK opplyser Forsvaret at saksmappene som er overført til PwC inneholder:

• 58 saker
• Involverer 119 personer (som av Forsvaret anses som sentrale)
• Informasjonen i alle sakene var ikke sladdet før sakene ble sendt over

Brev i etterkant

Først etter at alle de detaljerte opplysningene var oversendt til de eksterne konsulentene varslet Forsvaret de involverte.

I et brev datert 15. september 2022 informerer Forsvaret de berørte:

«Du mottar dette informasjonsskrivet fordi du har vært involvert i en eller flere av de sakene som blir gjennomgått, enten som varsler, omvarslet, vitne, eller at du på annen måte er berørt av en eller flere saker. I gjennomgangen vil derfor dine personopplysninger i tilknytning til de utvalgte sakene bli tilgjengeliggjort for et begrenset antall advokater i PWC.»

Selv om opplysningene på dette tidspunktet allerede var oversendt til konsulentselskapet opplyses det i brevet om at de involverte kan reservere seg.

Forsvaret opplyser at en reservasjon etter personvernreglene må være begrunnet. De involverte vil så bli anonymisert i materialet.

Alle som mottok brevet fikk en frist på en drøy uke på å melde inn en eventuell reservasjon.

Jusprofessor: – Ikke holdbart

NRK har forelagt håndteringen av de sensitive opplysningene for jusprofessor Dag Wiese Schartum.

Slik vurderer han at Forsvaret har overført saksmappene med alle detaljer – og så i ettertid sendt ut brev med tilbud om å reservere seg.

– Dette skal det gis informasjon om på forhånd, og ikke i etterkant. Personvernregelverket er slik at man skal foreta en rekke vurderinger på forhånd før man i det hele tatt begynner å bruke opplysningene, sier Schartum.

Schartum er professor ved Senter for rettsinformatikk på Universitetet i Oslo. Han har over lang tid arbeidet med personvern, utgitt en rekke bøker og artikler. Professoren har også deltatt i flere lovutredninger om personvern. Nå sitter han i regjeringens personvernkommisjon.

– Hvordan ser du på at Forsvaret har overført opplysningene og så først etterpå sendt brev til de involverte?

– Det mener jeg ikke er holdbart å gjøre, svarer jusprofessoren.

Den juridiske eksperten reagerer på Forsvarets oversending, hvordan de har informert de berørte og hvilke juridiske vurderinger som har blitt gjort:

At varslingssakene kan inneholde svært sensitive opplysninger er et sentralt tema.

Selv om mange nok vil bidra til evalueringen som skal forsøke å bedre Forsvarets håndtering av kritikkverdige forhold, kan det være forhold som gjør at enkeltpersoner ikke vil at PwC-advokater skal lese sensitive detaljer.

Det kan være tilfeldigheter der en berørt kjenner personer som jobber i PwC, eller det jobber familie eller slekt der. For en berørt som da ikke har delt tunge detaljer fra en vanskelig sak med alle venner, slekt og familie kan det derfor være viktig å kunne selv styre hvem som får tilgang til detaljene fra varslingssaken.

Jusprofessor Schartum stusser derfor på at Forsvaret i så liten grad har vurdert håndteringen av opplysningene opp mot de særlige reglene som gjelder for sensitive personopplysninger.

– Man kommer inn på veldig personlige forhold som de fleste ikke ønsker en spredning av, og det er belastende. Særlig helsespørsmål og detaljerte opplysninger om seksuelle forhold og hendelser er ting folk ofte vil holde for seg selv, sier Schartum.

Han kjenner ikke i detalj hvilke juridiske vurderinger som har blitt gjort av Forsvaret og PwC, men basert på brevet til de berørte og åpen informasjon i mandatet til den eksterne evalueringen vurderer han arbeidet slik:

– De dokumentene jeg har sett gir ikke inntrykk av at arbeidet er tilstrekkelig systematisk og grundig.

Forsvaret: Lovligheten ble vurdert

Slik svarer Forsvaret om at informasjonen ble oversendt til PwC før de berørte ble informert eller fikk gi sitt samtykke:

– Vi er uenige i at det foreligger en informasjonsplikt til de involverte i varslingssakene, skriver pressevakt Aleksander Engborg Hage på vegne av forsvarsledelsen i en e-post til NRK.

Forsvaret mener at håndteringen er innenfor lovverket.

– Lovligheten ble vurdert, og det ble konkludert med at dette var innenfor regelverket, skriver de.

Samtidig bekrefter Forsvaret at det var tidspress involvert da de overførte sakene før de informerte de berørte.

– Forsvaret må forbedre sin evne til å håndtere varsler. Det må skje så raskt som mulig, i tråd med forventningene til våre ansatte, vernepliktige og offentligheten. PwCs gjennomgang av Forsvarets håndtering av varslingssaker vil i stor grad bidra til dette. Tid var derfor en faktor, skriver pressevakt Hage til NRK.

Forsvaret opplyser at oversendingen til PwC fra etatens side anses som noe de må gjøre for å oppfylle sin handleplikt etter arbeidsmiljøloven i varslingssaker.

– Slik behandling er uttrykkelig fastsatt i norsk rett som Forsvaret er underlagt og dermed unntatt fra informasjonsplikt jf. personopplysningsforordningen artikkel 14, nr. 5.

Forsvaret opplyser til NRK at det var fem personer som reserverte seg mot at personopplysningene deres skulle håndteres av PwC innen fristen. Da var opplysningene allerede oversendt PwC.

Selv om Forsvaret opplyser at lovligheten ble vurdert før informasjonen ble delt viser dokumenter NRK har fått innsyn i hos Datatilsynet at Forsvaret fortsatt vurderer personvernaspektene ved saken.

Viseadmiral Elisabeth Natvig, som har nest høyest rang i Forsvaret, har personlig bedt om et møte om «personsensitiv informasjon».

Det var først dagen etter at Forsvaret hadde sendt ut brev til de 119 berørte, at Forsvaret tok kontakt med Datatilsynet og ba om veiledning, viser en e-post NRK har fått innsyn i:

Veiledningsmøtet om personvern knyttet til PwC-undersøkelsene av varslingssaker har ennå ikke funnet sted.

NRK har vært i kontakt med Datatilsynet. Tilsynet vil ikke uttale seg om en sak de ennå ikke har saksbehandlet.

Fagforeninger peker på fare for tillit og legitimitet til evaluering

De to største fagforeningene i Forsvaret reagerer på det som har skjedd i oppstarten av evalueringen.

Fagforeningen Befalets fellesorganisasjon (BFO) har blitt kontaktet av flere medlemmer som ble skeptiske da de mottok brev fra Forsvaret om at saken deres var overført til PwC.

– Vi forstår veldig godt at våre medlemmer er skeptiske til at slike saker blir overlevert til evalueringen på denne måten, sier fagforeningsleder Jens B. Jahren til NRK.

Jahren sitter selv i referansegruppa, som følger opp tiltakene rundt varsling og den eksterne evalueringen fra PwC. Han forteller at BFO er kjent med at det er vanskelige juridiske spørsmål, og at tidsmangel blant annet har vært et tema.

– Det vi har fått forklart er at det har skjedd på grunn av tidsmangel. Det har vært ulike juridiske tolkninger, og man har valgt å ta den risikoen det er ved å overføre opplysningene, sier Jahren. Han er opptatt av at når dette har skjedd må man være ryddige og informere godt.

Han mener samtidig at det er problematisk om dette skader gjennomgangen.

– Jeg tror det hadde styrket legitimiteten til arbeidet om man hadde fulgt det vi anser som de normale prosedyrene, sier Jahren.

Også den andre store fagforeningen i Forsvaret, Norges offisers- og spesialistforbund (NOF), reagerer.

– Min opplevelse er at det fremstår klønete håndtert. Det hadde vært bedre om de spurte først og ikke kommer og spør i etterkant, sier forbundsleder Torbjørn Bongo til NRK.

Han er ikke kjent med at deres forbund har fått spørsmål fra medlemmer om overføring av personopplysninger.

Samtidig frykter også han at fremgangsmåten kan skade tilliten til den nødvendige oppryddingen.

– Dessverre tror jeg ikke fremgangsmåten med å spørre i etterkant er med på å bygge tillit. Jeg tror nok heller at det kan oppleves som negativt fra de som får et brev om at det er overført til eksterne uten at de har samtykket til det i forkant, sier Bongo.

Forsvaret: Klar over motstridende juridiske tolkninger

Forsvaret er også forelagt uttalelsene fra fagforeningene.

Via sin pressevakt svarer forsvarsledelsen slik:

– Det ble gjort grundige juridiske personvernvurderinger før handlemåten ble valgt. Forsvaret er klar over at det finnes motstridende juridiske tolkninger på dette feltet, men mener at valget står seg. Det samme gjør PwC, skriver pressevakt og stabssersjant Aleksander Engborg Hage.

NRK har også bedt om kommentarer fra konsulentselskapet PwC som startet behandling av personopplysningene i varslingssakene. De vil ikke stille til intervju, men henviser til Forsvaret.

At Forsvaret ba om veiledning fra Datatilsynet først etter at de hadde oversendt de sensitive opplysningene sier pressevakten i Forsvaret dette om:

– På bakgrunn av de forskjellige juridiske tolkningene, ba Forsvaret om en samtale med Datatilsynet. Datatilsynet har per nå ikke hatt anledning til å prioritere en slik samtale, sier Hage.

Les flere av NRKs saker om Forsvaret: