Fikk du ikke unna alt du skulle gjøre på jobb i dag? For mange går dagen bort i lange møter og avbrytelser, og det kan være vanskelig å finne den gode flyten.
– I noen typer stillinger kan du styre store deler av arbeidsoppgavene og dagsrytmen selv. Har du en slik jobb, kan du bruke denne friheten til å legge opp dagen på en måte som er motiverende for deg, sier Gunhild Bjaalid, organisasjonspsykolog ved Universitet i Stavanger, til NRK.
Ønsker du å jobbe mer effektiv og takle stress på en bedre måte?
Her er fallgruvene som kan ødelegge arbeidsdagen:
1. Du planlegger ikke tiden din
Du bør gjøre de tyngste oppgavene mens du fremdeles er frisk og opplagt. Så kan du heller ta rutineoppgaver utover dagen når du begynner å bli sliten. Illustrasjonsfoto.
Foto: Thea Berg Martinsen / NRKHar du ingen plan, er det ikke lett å få ting gjort.
– Det første du bør gjøre, er å sjekke ut når du er mest effektiv. For mange er dette om morgenen, rundt halvannen til tre timer etter frokost. Dette er tiden for å jobbe kreativt og gå i dybden, sier Cecilie Thunem-Saanum, foredragsholder og forfatter av boken «Tid til alt».
Hun anbefaler å sette av tid til å jobbe i økter. Det lureste er å ha ulike delmål i løpet av dagen.
Førsteamanuensis Marit Christensen forsker blant annet på arbeidshelse, jobbengasjement og arbeidsmiljø.
Foto: NTNUHun støttes av Marit Christensen, psykolog ved NTNU, som anbefaler å ha et klart mål for hva du skal ha ferdig utført på slutten av dagen.
– Ha en klar målsetning for dagen, og ta det du gruer deg til først. Ser du for eksempel reiseregningen som den verste oppgaven, kan du belønne deg selv med en oppgave du liker bedre etterpå, tipser hun.
Rådet er å lage en liste med hvilke oppgaver som skal utføres i løpet av dagen.
På samme måte som du bør planlegge dagen, bør det også være en plan for uka. Rådet er å ha noen faste møtedager, og sette av resten av tiden til å gå i dybden.
– Fyll opp de tre første dagene med møter, og spar så mye som mulig av torsdag og fredag til dybdearbeid og ting du ikke har rukket tidligere i uken, foreslår Thunem-Saanum.
2. Du utsetter ting
Det typiske er at større og krevende utviklingsoppgaver må lide fordi en prioriterer raske oppgaver som haster mer. Det kan skape stress og uro. Illustrasjonsfoto.
Foto: Karoline Berge Hammersmark / NRK– Utsettelsesatferd, såkalt prokrastinering, er aktuelt både for studenter og i arbeidslivet. Har du tilgang til internett og sosiale medier på arbeidsplassen, er det lett å bli forstyrret, påpeker, Christensen.
Når oppgavene er for utfordrende, er det lett å utsette ved å gjøre andre ting.
– Vi har en menneskelig tendens til å tro at krevende oppgaver tar kortere tid enn det de faktisk tar, sier Bjaalid.
Thunem-Saanums råd er å innse at oppgaver ofte tar lenger tid enn du tror. Da kan det være lurt å snakke til seg selv i presens.
– Tenk «i dag fullfører jeg» i stedet for «dag skal jeg fullføre». Da vil hjernen og underbevisstheten se på det som en faktaopplysning, noe som allerede har skjedd, selv om det ligger i fremtiden, tipser hun.
3. Du tar ikke pauser
Hvor ofte en trenger pauser avhenger av individuelt energinivå, og hvor krevende arbeidsoppgavene er. Men ekspertene er enige om at avbrekk er lurt. Illustrasjonsfoto.
Foto: Sjur Sætre / NRKForskning viser at pauser og det å ta seg en lunsjpause er helsefremmende. Det kan motvirke de negative effektene av stress.
– Det er positivt med et avbrekk, både det å få litt sosial input, og mulighet til å gå seg en tur rundt i lokalet eller utendørs.
– Å ta en lunsjpause er en viktig del av arbeidshverdagen og kan bidra til et bedre psykososialt arbeidsmiljø. Du kan se på det som en belønning etter at man er ferdig med en oppgave, sier Christensen.
Pauser er viktig, fordi de er med på å styre kvaliteten på din neste arbeidsøkt.
– Reis deg, sørg for at hjernen får lufte seg, sier Thunem-Saanum.
4. Du multitasker
Mange tror det er lurt å spise ved pulten, men denne formen for multitasking er ikke alltid effektiv. Illustrasjonsfoto.
Foto: Marit Aaby Vebenstad / NRK– Prøv å få til et par, uavbrutte arbeidsøkter på 20 minutter hver dag, der du gjør én ting om gangen. Forskning viser at korte økter på 18 til 25 minutter funker best, fordi hjernen trenger hyppige pauser. Når hjernen blir sliten, kommer du på den telefonen du skal ta, eller føler behovet for å hente en kaffe, sier Thunem-Saanum.
Organisasjonspsykolog Bjaalid forteller at hjernen har begrenset korttidsminne.
– Oppgaver som krever høy grad av konsentrasjon, vil være vanskelig å gjøre samtidig som andre oppgaver, uten at det går ut over kvaliteten. Det er vanskelig å snakke i telefonen og svare på e-post samtidig som du tenker på en annen oppgave.
5. Tiden kastes bort i møter
– Dårlig planlagte møter hvor det ikke er en klar agenda eller plan med tanke på hvem som trenger å være tilstede, er et stort problem i mange organisasjoner, sier Bjaalid.
Hun mener mange arbeidsplasser med fordel kunne redusert antall møter, og hvor lenge de varer.
Cecilie Thunem-Saanum synes det er synd at rutinemøter som handler om informasjonsflyt legges til klokka ni.
– Dette er jo den beste tiden for dybdearbeid. Går du rett fra morgenmøte til å sjekke mail, er gjerne den mest effektive delen av dagen gått - og straks er det lunsj. Slike oppdateringsmøter bør heller legges til etter lunsj, fastslår hun.
Rådet er å ikke «spre» møtene utover dagen, men heller legge opp til flere møter mot slutten av dagen.
Da får du ingen god takt i løpet av dagen, kommer ikke i riktig modus. Slå heller møtene sammen, Thunem-Saanum
6. Du lar deg forstyrre
Telefonen ringer, kan det kanskje vente? Det er ikke alt du behøver å forholde deg til umiddelbart. Illustrasjonsfoto.
Foto: Thea Berg Martinsen / NRKStadige avbrytelser gjør at vi ikke får konsentrert oss. Det kan være kollegaer som kommer for sent, eller som til stadighet kommer bort for å prate. Her finnes det konkret teknikker for å trene inn en høflig sjargong.
– Du kan be personen, på en hyggelig måte, om å komme tilbake om et kvarter. Er du tilgjengelig hele tiden, vil det ødelegge konsentrasjonen din, forklarer Thunem-Saanum, og konkretiserer:
– Et tips er å ha noen dager i blant hvor du ikke er tilgjengelig. Har du mulighet, kan det være lurt å jobbe hjemme om du trenger å konsentrere deg, avslutter hun.
