– Det er viktig at dokumentasjon blir tatt vare på, og det vi har funne ut er at det ikkje står så godt til, seier riksarkivar Inga Bolstad.
Etter ei tilsynsrunde i fjor fann Arkivverket ut at 38 av 47 kommunar ikkje hadde gode nok rutinar eller strategiar for å langtidsbevare data dei kvar dag lagrar om innbyggjarane sine.
Dokument som kan vere avgjerande for innbyggjarane sine rettar og rettssikkerheit, det vere seg å få trygd, erstatning eller anna hjelp dei treng.
– Dette handlar om to ting. Det er dei økonomiske konsekvensane for meg. Og det er personvernet, seier Monica Østbø, som dagleg kjenner på verknadane av at viktige dokument om livet hennar manglar.
MANGEL: – Det følast litt som om man står mot ein stor kjempe som ikkje bryr seg, og som ikkje tar omsyn til dine kjensler og din oppleving, seier Monica Østbø. Ifølgje ho har kommunen rota bort viktig dokument.
Foto: Jon Petrussen / NRK18 år med papir borte
Ifølgje ho har kommunen rota bort viktige papir om livet hennar i perioden 1994-2012.
– Dei seier at desse dokumenta ikkje finst, og dei forventar at eg skal akseptere det.
Ho meiner at manglande dokumentasjon har ført til at ho ikkje får innvilga Ung ufør, og dermed får betydeleg mindre utbetalt enn det ho skulle hatt.
– Unnskyldning er for meg ikkje så viktig. Det som er viktig er at dei tar saka på alvor, og at dei forstår konsekvensane av at papira manglar.
Sola kommune svarer til NRK at den perioden det er snakk om var arkivtenesta i kommunen delt mellom fleire etatar. Sidan 2014 har dei jobba med å samle alle tenester knytt til arkivering.
Men med så kort frist klarer dei ikkje å forklare kva som skjedde med dokumenta til Monica Østbø.
Risikerer svarte hol i nær norsk historie
Men det er ikkje berre privatpersonar dette går utover.
Historikarar og andre forskarar er avhengige av gode arkiv for å studere og trekke ut lærdom av tidlegare tider. Det kan bli vanskeleg for perioden frå midten av 80-talet og framover.
– Ein kan risikere svarte hol i kommunens hukommelse og Noregs hukommelse. Viss dette er eit representativt bilde kan ein seie at over 80 % ikkje sikrar historia for framtida.
Anne Mette Dørum, Spesialrådgjevar i kommunesektorens organisasjon (KS), er klar over problematikken, men meiner Arkivverket overdriv omfanget.
Anne Mette Dørum, Spesialrådgjevar i Kommunesektorens organisasjon (KS), meiner at eit vidare samarbeid med Arkivverket er løysinga for å betre arkivrutinane i norske kommunar.
Foto: Jon Petrusson / NRK– KS er kjent med problemstillinga, men slik vi opplever det er det ikkje eintydig at avvika som Arkivverket påpeiker, faktisk er avvik sett frå kommunar og fylkeskommunens sitt synspunkt.
Ho fryktar at nye pålegg kan hindre at kommunane får gjort jobben med å digitalisere gamle arkiv på ein ordentleg måte.
– Demokratisk krise
Både Bolstad og Dørum understrekar at Arkivverket og KS har ein god dialog saman på dette feltet, og jobbar saman for å betre rutinane.
– Sjølv om det finst kommunar som har gode rutinar på dette, er det likevel ikkje godt nok slik det er i dag – det er faktisk langt frå godt nok, seier Inga Bolstad.
Før arkiverte ein fysisk papir i arkivmapper, men med digitaliseringa som starta på 90-talet kommuniserer vi no gjennom digitale plattformer som blant anna mail, digipost og liknande.
HARDDISK: Eit døme på korleis kommunen oppbevarer dataa om innbyggjarane sine på. Ifølgje Bolstad vil slike data ikkje vare lenger enn 50 år.
Foto: Tobias Prosch Simonsen / NRKProblemet er, ifølgje Bolstad, at kommunar lagrar slike ting på tilfeldige harddiskar utan å ha noko system for arkivering og langtidslagring.
– Viss det varer ved på denne måten her, kan det bli ei demokratisk krise?
– Ja, i ytteste tilfelle kan det bli ei demokratisk krise, og sannsynet for at det skjer er mykje større i dag når ting skjer digitalt. Det digitale er komplekst.
Monica Østbø har ikkje tenkt å gje seg, og vil kome med same oppmuntring til andre i liknande situasjon.
– Folk må ikkje gje opp.
