Kan åpent kontorlandskap gjøre deg 440 prosent bedre?

I det nye regjeringskvartalet er det lagt opp til varianter av åpne kontorløsninger for alle departementsansatte. Målet er å spare areal, samarbeide bedre og øke produktiviteten.

NRK Brennpunkt har lest forskningsrapportene som ligger til grunn for valget av kontorløsninger, og oppdaget noe morsomt. Men først litt historikk.

Arealnormen – et kjedelig ord med konsekvenser

I desember 2015 vedtok regjeringen en standard for kontorbygg i staten. Alle ansatte skal heretter ha 23 kvadratmeter til rådighet. Dette inkluderer fellesarealer; altså toaletter, kantine, korridorer og møterom.

Alle nye bygg og ombygginger skal bygges etter denne normen.

Paul Chaffey, statssekretær i Kommunal- og moderniseringsdepartementet forklarer:

– Det er ikke noe mål at statsforvaltningen skal ta mest mulig plass, vi må gjøre jobben vår så effektivt som mulig.

Arealnormen kom som en direkte konsekvens av behovet for et nytt regjeringskvartal. I praksis betyr dette varianter av åpne løsninger for alle statsansatte.

Kampen om kontoret

– Jeg håper regjeringen tar til fornuft, sier tillitsvalgt i Norsk Tjenestemannslag, Bjørn Halvorsen.

Han representerer ansatte i departementene, og blant dem er skepsisen mot åpne løsninger stor.

– De vil jo helst gjøre en best mulig jobb. De vil ha kvalitet på det de gjør, sier Halvorsen.

Han forklarer at mange ansatte i departementene driver med kompliserte utredninger, og frykten er at det sniker seg inn unøyaktigheter, slik at byråkratiet feilinformerer Stortinget.

Underveis i planprosessen har de ansatte samlet forskning for å se om åpne landskap er en god løsning.

– Det meste av den seriøse forskningen vi fant tydet på det motsatte.

Innspillene er formidlet videre, men Halvorsen sier de ikke føler de blir lyttet til. Han forstår ikke hvorfor regjeringen legger opp til kontorløsninger som kan vise seg å bli svært vanskelig å jobbe i.

Statsbudsjettet på kafé

I regjeringskvartalet er det lagt opp til at departementene kan velge mellom faste plasser i åpent landskap, eller såkalte aktivitetsbaserte arbeidsplasser.

Det innebærer at det er færre pulter enn ansatte, ingen har faste plasser, og du må rydde pulten dersom du forlater den i noen timer.

Hvis noen ringer til deg går du i et telefonrom, skal du konsentrere deg flytter du deg til konsentrasjonsrom, skal du diskutere går du til et møterom, og prate gjør du i sosial sone. Du kan også jobbe hjemme eller på kafé.

– Statsbudsjettet og andre saker som er til de grader unntatt offentlighet, har ikke noe på en kafé å gjøre, sier Halvorsen.

Han mener denne type kontor ikke egner seg for arbeid som krever konsentrasjon og ro.

– 70 prosent av kostnadene til departementene er knyttet til lønn. Dersom produktiviteten blant de ansatte bare går litt ned, så vil det gi tap som er langt større enn det man sparer på kontorarealer, sier Halvorsen.

Konsentrasjonsproblemer

– Det er ingen klare fordeler å finne ved bruken av åpne kontorlandskap og fleksikontorløsninger, verken når det gjelder produktivitet, økonomi, trivsel eller medarbeiderinvolvering, sier førsteamanuensis ved psykologisk fakultet ved Universitetet i Oslo, Knut Inge Fostervold.

Sammen med en overlege i Arbeidstilsynet har han gått gjennom relevant forskning på feltet og samlet studiene.

Det de fant var konsentrasjonsproblemer, irritasjon, helseproblemer og økt sykefravær.

Han er svært overrasket over at dette innføres i Staten, når forskningen er så entydig. Han fremhever at det er stor fare for at man her lager et arbeidsmiljø der produktiviteten vil gå ned.

– De aller fleste ønsker å gjøre en god jobb. Alt som oppleves som hindringer for å nå det målet, vil være irritasjonsmomenter, sier Fostervold.

Et eksperiment

– Det går ikke an å snakke om underdekning, altså færre plasser enn ansatte, i aktivitetsbaserte kontor, sier daglig leder i Mellomrom arkitekturpsykologi, Marlene Dahle.

Selskapet har knyttet til seg forskere, og fått 28 millioner kroner til å utvikle et vurderingsprogram for kontorarbeidsplasser.

Dette forskningsmiljøet er mye brukt av norske myndigheter. Men Dahle er kritisk til arealbegrensningen på 23 kvadratmeter for tusenvis av ansatte i Staten, og ikke minst at man innfører systemer med langt færre pulter enn ansatte.

– Dette er et eksperiment man ikke vet konsekvensene av, sier hun.

I departementet avviser de at dette er et eksperiment.

– Tvert imot er det å tilpasse seg utviklingen med bærekraftig arealutnytting og å hente ut effekter av digitalisering, sier statssekretær Paul Chaffey.

– Dette er fremtiden

Statsbygg har vært med på å utrede arealnormen, og planlegger nå nye statlige byggeprosjekt etter denne. De vil ikke stille til intervju, men har valgt å svare NRK Brennpunkt skriftlig.

– Arealrammen gir god anledning til å utvikle best mulig arbeidsplasser for kundene, skriver kommunikasjonsdirektør i Statsbygg, Hege Njaa Aschim.

Hun understreker at det er viktig med nok ekstrarom, med mulighet for plasser der man har mulighet til å jobbe konsentrert, og fungerende teknologiske løsninger.

– Arealutformingen skal støtte opp om kundens oppgaver og sørge for at de kan løses på best mulig måte, også i et fremtidsperspektiv, skriver Njaa Aschim.

På spørsmål om Statsbygg venter mye motstand mot åpne løsninger, svarer hun:

– Endringer i seg selv utløser ofte motstand. Vår erfaring er at motstanden er størst hos dem som ikke er involvert i brukerprosessene. Vi har også erfart at motstandere får større oppmerksomhet enn tilhengere.

Statsbygg har gitt NRK Brennpunkt en liste over forskere som de anbefaler at vi snakker med, for å få et nyansert bilde av åpne kontorløsninger. De ga svært overraskende svar. Men først til et stort prestisjeprosjekt.

Niagara-fallet

I 2016 ble nybygget til Malmö universitet nominert til årets bygg i Sverige. Moderne lokaler basert på åpne løsninger skulle fremme kreativitet og samhandling. Noen måneder senere ble det åpenbart at eksperimentet slo feil.

– Det handler om bøker, om å skrive og lese og konsentrere seg. Denne type miljø støtter ikke denne type arbeid, sier rektor Kerstin Tham.

De ansatte sluttet å komme på jobb, og satt i stedet hjemme. Det viser også en studie gjort av professor Tuija Muhonen. Hun gjorde en spørreundersøkelse blant de ansatte før og etter flyttingen.

– Både det psykososiale miljøet og kontakten med kolleger ble dårligere, og flere oppga at de ikke ville anbefale noen å søke jobb ved universitetet. Flere vurderte også å slutte, sier Muhonen.

– Det var ikke lengre et akademisk miljø, sier Tham.

Hun har derfor bestemt at lokalene bygges om. Det blir kostbart, men det er ingen vei utenom, sier hun.

– Katastrofe for introverte

Når vi kontakter ekspertene Statsbygg anbefalte oss å snakke med, er det ingen av dem som støtter innføringen av aktivitetsbaserte arbeidsplasser med utgangspunkt i 23 kvadratmeter per ansatt.

BI-forsker Donatella De Paoli har publisert en rekke studier om kontorløsninger og kjenner prosessen rundt regjeringskvartalet godt.

– Det er skremmende at man bestemmer i et departement at det skal være en arealnorm og deretter at det skal være aktivitetsbaserte arbeidsplasser i regjeringskvartalsutbyggingen. Problemet er at de ikke tar utgangspunkt i de som arbeider der, sier hun.

De Paoli understreker at åpne løsninger kan være en katastrofe for introverte mennesker.

– Disse utgjør 25 prosent av befolkningen, men er nok overrepresentert blant byråkrater og universitetsansatte, sier hun.

Donatella De Paoli har deltatt i deler av utredningsarbeidet av regjeringskvartalet, og er kritisk.

– Det ble jo fremhevet at Norge er først i verden med dette, men det er ikke et kvalitetsstempel. Dette er et eksperiment, med risiko. Målet er ikke å være først, men å skape det beste byråkratiet i verden, sier hun.

En lang liste av kritikere

– En kan ikke innføre åpne løsninger, før man har sett på behovene både til de ansatte og virksomheten, sier Jørund Kjøsnes, daglig leder i arkitektselskapet Signal, som jobber med kontorløsninger.

– De ansatte opplever at de må endre måten å jobbe på fordi Statsbygg skal spare areal. Dette har kanskje skapt unødvendig mistillit fra tidlig av i prosessen og det er nok vanskelig å rette opp, sier han.

Han understreker at det er helt vesentlig å undersøke hvordan de ansatte jobber, og kartlegge hvilke behov både de og bedriften har, og at dette må være utgangspunktet i stedet for en arealgrense.

Statsbygg sier de gir råd angående arealer, men at det er kunden som velger kontorløsning innenfor rammevilkårene.

– Fall i produktivitet

Heller ikke de svenske ekspertene Statsbygg viser til, vil gå god for den nye arealnormen.

– Hvis man driver med konsentrasjonsarbeid i kontorlandskap, viser enkelte studier et fall i produktivitet på hele 30 prosent, sier Christina Bodin Danielsson.

Hun er en av de fremste forskerne på kontormiljø, mye sitert av norske myndigheter, blant annet i utredningen av det nye regjeringskvartalet. Hun er tilhenger av aktivitetsbaserte løsninger, men ser at det kan gå galt.

– Et så høyt produktivitetsfall er paradoksalt i en tid der vi jobber for å redusere kostnader, sier hun.

Hun er kritisk til arealbegrensningen på 23 kvadratmeter, og understreker at aktivitetsbaserte kontorer krever svært mye plass.

– Dette er ikke en billig kontorform, som man innfører for å spare penger, forklarer Bodin Danielsson.

Bodin Danielsson har publisert studier som viser at ansatte har behov for å personifisere arbeidsplassen sin, og at de mister tilhørighet til jobben når de blir fratatt denne muligheten.

Også Aram Seddigh har publisert studier om kontorløsninger. Han er tilhenger av åpne løsninger, men tror en arealgrense er feil.

– Det som må stå sentralt er en vurdering av hva de ansatte arbeider med, hvilke arbeidsoppgaver de har. Det er trist når man i stedet tar utgangspunkt i arealbegrensning og et ønske om å innføre clean desk prinsippet, sier Seddigh.

– Vi jobber annerledes enn før

– Jeg er sikker på at dette blir bra, sier statssekretær i Kommunal- og moderniseringsdepartementet, Paul Chaffey.

Han forsvarer arealnormen, og sier det er viktig å ha en mal for planlegging og utforming av nye arbeidsplasser. Han tror ikke arealnormen er for knapp, og viser til at ansatte i andre land har mindre plass.

Han understreker at åpne løsninger kommer som et resultat av at vi jobber annerledes enn før.

– Deler av dagen sitter man stille og fordyper seg, andre deler av dagen er vi i møter, jobber i prosjekt eller er på reiser, sier Chaffey.

Han understreker at arbeidsplassene må utformes slik at de tjener de ansattes behov, samt at plassen utnyttes best mulig.

Statsbudsjettet på samlebånd

– Det er viktig for oss at produktiviteten bør gå opp, sier statssekretær i Kommunal og moderniseringsdepartementet Paul Chaffey.

Han mener dette vil skje ved at vi i fremtiden jobber smartere.

Og under utredningsarbeidet som ligger til grunn for kontorløsningene i regjeringskvartalet har myndighetene trukket fram forskning som støtter dette. I rapporten «Arbeidsformer i fremtidens regjeringskvartal-miljø, teknologi og samhandling» skriver de følgende:

«Et eksempel på positive effekter av åpent landskap vises i en studie fra UCLA. Den ble gjennomført over en treårsperiode av virksomheter som flyttet fra cellekontor til åpne landskap for å legge bedre til rette for og styrke samarbeidet mellom medarbeiderne. Prestasjonene i form av hurtighet og nøyaktighet økte i gjennomsnitt 440 prosent.»

Men når NRK finner frem studien, viser det seg at den ikke handler om kontoransatte, men ansatte som jobber på samlebånd med produksjon og montering av kretskort.

Undersøkelsen viser at de jobber hurtigere og mer nøyaktig når de sitter sammen og ser hva de andre ansatte gjør. Paul Chaffey ser at dette ikke er helt overførbart til departementsansatte.

– Nei, det er nok ikke er god parallell til det statsforvaltningen jobber med.

Han kan ikke forklare hvorfor studien er sitert på at produktiviteten øker med 440 prosent i kontorlandskap.

Visjonen

Arealnormen gjelder for alle fremtidige arbeidsplasser i Staten, og gjelder forskere, byråkrater og saksbehandlere.

– Hensikten er å samarbeide bedre, og det skal vi oppnå ved å organisere arbeidsplassene på en annen måte, sier Chaffey.

Han forklarer at hele arbeidslivet er i endring, både fordi vi har ulike behov og nye digitale verktøy. Målet er arealeffektivitet, samhandling, fleksibilitet og produktivitet.

– Men er det ikke et paradoks da at forskningen viser det motsatte?
– Ja, men jeg tror forskningen kanskje viser at det er noen fallgruver man kan gå i, det er noen ting man kan gjøre på feil måte.

– Omstilling kan ofte være vanskelig, men det handler om å gjøre det på en sånn måte at folk trives og at resultatene av det vi holder på med blir minst like gode som de er i dag, sier Chaffey.

– De ansatte blir ikke hørt

På sitt kontor grubler NTL-tillitsvalgt Bjørn Halvorsen over fremtiden.

Han var ikke kjent med studien som viser økning i presisjon og nøyaktighet på 440 prosent, basert på samlebånd. De ansatte var ikke med på arbeidet med rapporten.

– Det er kun folk fra ledelsen i departementene som har vært representert i den gruppa, og ingen fra fagforeningene eller vernetjenesten fikk være med, sier han.

Paul Chaffey i Kommunal- og moderniseringsdepartementet mener de ansatte har vært involvert i prosessen, og sier at arealnormen på 23 kvadratmeter per ansatt ble utredet grundig, før den ble innført i 2015.

Underveis i utredningsarbeidet av regjeringskvartaler har løsningene på arbeidsplasser svingt mellom faste plasser i åpne landskap og aktivitetsbaserte løsninger med færre plasser enn ansatte.

– Vi har kommet med innspill på at dette kan bli for smått, så det har vært vår holdning hele tiden sier Halvorsen.

– Vi har fremdeles håp om at regjeringen tar til fornuft.