Arkivdokumenter skadet av mugg – sykehus får krass kritikk

– Det er skremmende, skuffende og svært trist. Er det et sted vi skal være trygge på at man har alt på stell, så er det jo på et sykehus, sier Kjetil Reithaug.

Han har ansvar for tilsyn og veiledning ved Arkivverket.

I mars 2023 var de på tilsyn hos Sørlandet sykehus for å sjekke arkivene deres.

Bare ved sykehuset i Kristiansand finnes det 28 arkivrom som inneholder papirdokumenter helt tilbake til 50-tallet.

Til sammen blir det over 10 kilometer med dokumenter, og mye er ennå ikke digitisert.

Dokumenter som i verste fall kan inneholde viktig pasientinformasjon om deg og meg.

Svært alvorlige avvik

– Som landets riksarkivar er dette det verste jeg har sett. Det er svært sjelden at vi gir så mange som ni pålegg til en statlig etat, sier Inga Bolstad.

Riksarkivaren er svært bekymret over tilstanden til arkivene ved sykehuset, og mener at slike forhold kan gå utover sikkerheten til tidligere pasienter.

– Vi forventer jo at informasjonen sykehuset har om oss blir tatt godt vare på. Også på en måte som gjør at man kan finne dette frem igjen senere, sier hun.

Hun forteller videre at hvis du som pasient for eksempel har blitt feilbehandlet er det viktig både for deg og sykehuset at de kan finne frem informasjon som bekrefter eller avkrefter dette.

– Slik vi ser det vil Sørlandet sykehus ha store problemer med å kunne finne igjen dokumenter slik arkivene er nå, sier hun.

– Kan føle seg trygge

I 2008 ble det innført digitale journalsystemer ved Sørlandet sykehus, men fortsatt er store mengder dokumenter ikke digitalisert.

I tillegg til fysiske forhold ved arkivlokalene har sykehuset også fått en rekke andre avvik som går på rutiner og internkontroll.

Ledelsen ved sykehuset mener likevel at sikkerheten blir ivaretatt.

– Pasienter trenger ikke være redde for sine journaler. Alt av pasientinfo siden 2008 er digitalisert og vi har veldig god kontroll på dette, sier direktør for teknologi og innovasjon Kjetil Nyhus.

– Hvorfor har dere så dårlige arkivlokaler?

– Det handler om mange års prioriteringer og etterslep på vedlikehold. Vi har dessverre ikke klart å heve arkivene våre fordi vi har vært nødt til å prioritere pasientrom og medisinteknisk utstyr, sier han.

– Gjelder nok flere sykehus

Arkivverket fører hvert år rundt 60 tilsyn over hele landet.

I år er det blant annet landets sykehus de skal ta for seg. Til nå har de vært på tilsyn hos Innlandet - og Sørlandet sykehus.

Også hos Innlandet ble det funnet flere avvik, men ikke på langt nær så mange som hos sykehuset i Kristiansand.

Derfor er riksarkivaren redd arkivene ved flere sykehus vil stå til stryk.

– Det er ingenting som tyder på at det er annerledes andre steder. Manglene er så store at det er grunn til å være bekymret langt utover Agders grenser, sier hun.

Nå har Sørlandet sykehus fått en frist på seks måneder til å utbedre eller skaffe nye lokaler som oppfyller kravene i regelverket.

Ingen straffemulighet

Sykehusene er lovpålagt å arkivføre all informasjon om deg som pasient ved sykehuset. Du skal ha tilgang til dine journaler langt tilbake i tid.

– Ta saken som ble avdekket om de mange babyene som kan ha blitt forbyttet i Herøy. Slike saker får man kanskje ikke vite om eller oppklart hvis man ikke har arkivene i orden, sier riksarkivaren.

Selv om Sørlandet sykehus bryter loven har ikke Arkivverket mulighet til å gi ut bøter.

– Vår straffereaksjon er at vi gir pålegg. Men med en ny arkivlov på trappene ønsker vi å kunne bruke bøter som sanksjonsmetode i fremtiden, sier Bolstad.

– Når sykehusene har et etterslep på mange milliarder kroner er det ikke riktig å heller prioritere pasientsikkerhet og utstyr til den daglige driften enn arkivene sine?

– Disse lovbruddene er så alvorlig at man bør ikke vurdere dette opp mot hverandre. Arkivene våre er nasjonens hukommelse. Til syvende og sist handler også dette om pasientsikkerhet, sier hun.