Slik stopper du møteplageren

Kjenner du en møteplager eller kanskje er du en selv? Da bør du få med deg disse rådene.

Møteplager

Det gjør noe med hele arbeidsmiljøet og livet ditt hvis du har mange møteplagere rundt deg.

Foto: Renate Rognan/grafikk / NRK

– Folk er frustrerte over mange og ineffektive møter. Mange sliter med å parkere møteplagere eller få struktur på møtene, sier Cecilie Thunem-Saanum, som har tidsbruk og kommunikasjon som spesialfelt.

Her er noen gode råd:

1. Spør om møtet er ferdig til tiden

Ta tiden på møteplageren
Foto: Renate Rognan/grafikk / NRK

Det er alltid noen som snakker mer enn andre og det er ulike grunner til det.

Cecilie Thunem-Saanum sier det kan være verdt å vite hvorfor noen er møteplagere og andre ikke.

– Mange vet ikke at andre ser dem som møteplagere. De snakker gjerne fordi de resonnerer og lærer best når de sier ting høyt, sier hun.

Det første Thunem-Saanum gjør når hun blir innkalt til et møte, er å spørre om møtelederen regner med å avslutte i tide.

– Hvis det står at møtet skal være ferdig klokken 11, så spør jeg om det er ferdig til det. Det forplikter møtelederen, som sannsynligvis ønsker å holde tiden. Alternativt vil vedkommende svare at «vi går nok litt over tiden». Da kan ofte møtedeltaker sette sine rammer, og for eksempel si at hun må gå senest klokken 11.15.

2. Gi alle to minutter hver

Å holde to minutter er vanskelig for en som er vant til mye taletid, forklarer Thunem-Saanum.

– Hvis møtelederen er tydelig på at alle som ønsker å ta ordet skal få like mye tid, slik at alle blir hørt, er det vanskeligere å ta all plassen.

Det er viktig at møtelederen er konkret og begrunner hvorfor alle får kortere innlegg.

– Og så er det viktig å huske på at ulike personligheter og ulike roller gjør det naturlig at noen tar ordet hyppigere enn andre.

3. Si fra under fire øyne

Møteplager, si fra
Foto: Renate Rognan/grafikk / NRK

Sverre Simen Hov, kommunikasjonsleder i Lederne, sier til NRK at i stedet for å si hva du mener i møtet, kan du heller si hva du opplevde som problematisk etter møtet.

– Alle har et ansvar for gode og effektive møter. Men det er først og fremst møteleder som har ansvar for orden, struktur og motivasjon, sier Sverre Simen Hov, kommunikasjonsleder i Lederne.

Om du reagerer på noen under et møte, snakk sammen under fire øyne rett etter møtet, anbefaler han.

4. Parker den som tar mye plass

Spesielt når ting blir vanskelig i et møte, er det viktig å parkere møteplageren.

– Kommunikasjon kan være vanskelig, men da er god ledelse fra en godt forberedt møteleder utrolig viktig for å parkere den som tar for mye plass, sier Thunem-Saanum.

En god måte gjøre det på, er å være både høflig og tydelig.

– Dersom vedkommende beveger seg utenfor agendaen og inn i usakligheter, er det fint å referere til både saksliste, tidsbruk og de andre møtedeltakerne.

5. Det viktigste til slutt

Møteplager - viktigste
Foto: Renate Rognan/grafikk / NRK

– Gode møter har oftest få og konkrete saker på agendaen. Mange velger å ta viktigste sak først, og ender med å bruke det meste av møtet på den ene saken. Men, ting tar den tiden vi gir dem, og diskusjonen kan fort går i ring, sier foredragsholderen og forfatteren.

Hun sier det ofte kan fungere å snu på rekkefølgen på agendaen, men det kommer an på hva som er hensikten med møtet og hva slags møtekultur man har.

– Legges det viktigste punktet til slutt, blir gjerne de første sakene effektive, fordi det er i alles interesse å rydde tid til siste og viktigste sak mot slutten av møtet.

Det er viktig å tenke oppbygging, fortsetter hun.

– Slik at du får med møtedeltagerne helt til slutt. Da bygger du opp en forventning og det er enklere å holde seg til saken. Altfor mange møter har for mange punkter.

Hvis noen avbryter hele tiden, er det lettere å vise til agenda og si at vi må komme oss videre i programmet så vi får diskutert det viktigste punktet til slutt, forklarer hun.

6. Ha få på møte

Ofte er det alt for mange på møter, sier foredragsholderen. Man inviterer ofte mange i redsel for å utelate noen.

– Sjekk ut to ting. Du bør være i møtet fordi du kan tilføre fagkunnskap, som en rådgiver. Eller du kan forvent en action. Det vil si at du har enda flere arbeidsoppgaver når du går ut av møtet, enn før du gikk inn. Møter sjenerer ofte vedtak, som igjen genererer action – altså mer på «to do»-listen.

Hvis det ikke er et rent informasjonsmøte, er det lettere å begrunne hvorfor ikke alle kalles inn til møtet.

– Blir du ikke kalt inn, får du sannsynligvis heller ikke mer å gjøre som en følge av møtet.

7. Stå

Møteplager - stå
Foto: Renate Rognan/grafikk / NRK

Ting tar den tiden vi gir det, så vurder korte og konkrete møter, sier Cecilie Thunem-Saanum.

– Jeg anbefaler ofte stående møter, når en eller to konkrete saker skal diskuteres. Stå rundt et bord, det er effektivt.

Hvem som står eller sitter hvor, er også viktig.

– Selv om ledelsen er med på møtet, bør den som er møteleder ha lederplassen.

Møteleder har ansvar for å se og å inkludere alle, og har derfor best oversikt på enden av bordet.

8. Sjekk blikk og kroppsspråk

– Vi kan fort se andre som møteplagere, uten at resten av forsamlingen tenker det samme. Pass derfor på å sjekke ut de andres respons. Sjekk de andres blikk, kroppsspråk, melder de seg ut eller sjekker mobil når vedkommende har ordet? Og holder vedkommende seg til agendaen?

Hun sier det er ikke alltid sikkert at en møteplager er en møteplager.

– Det er fort gjort å se noen som møteplager, dersom vedkommende utfordrer oss eller stiller kritiske spørsmål. Kanskje er utfordringen på sin plass, og kanskje ser de andre møtedeltakerne spørsmålene som relevante?

TV og radio

Vi fyrer med ved. Men hva slags ved skal man fyre med - og hva bør man absolutt ikke slenge i peisen? Vi tester ved og gir tips og råd om vedovner, gamle som nye. Og så ser vi på fiffige ved-dingser.
Kunne du tenkt deg å sove i same seng som kong Olav? I sesongpremieren på Solgt tar programleiar Frode Søreide med seg to lag med meklarar frå Austlandet til Narvik. Her skal dei tippe pris på tre eigedomar. Kven tippar nærast? Ei av utfordringane er eit gamalt og ærverdig pensjonat, som mellom annan Kong Olav har gjesta ved fleire høve. Sesong 5 (1:6)
Helene sjekker inn - på asylmottak. Norsk dokumentar.
I fem døgn bor programleder Helene Sandvig sammen med asylsøkere på Dikemark Asylmottak. Det blir et tøft møte med en helt annen virkelighet.