Papirarkiv om Nav-brukere gikk tapt

Nav har en egen internrevisjon som skal være objektiv og uavhengig. I høst og i vinter har revisjonen jobbet med å sjekke om Nav følger arkivloven.

Nav har 200 kontorer med papirarkiver med blant annet personopplysninger om befolkningen. Revisjonen besøkte ni kontorer, og planen var at Nav Eiganes og Tasta i Stavanger skulle bli kontrollert.

Men en slik kontroll kunne ikke gjennomføres: Revisjonen fikk beskjed om at papirarkivet hadde gått tapt.

Det viser en rapport fra Internrevisjonen, som NRK har fått tilgang til. Arkivene inneholdt dokumenter fra før 2008.

Fant ikke fysiske saksmapper

Revisjonen har i rapporten forsøkt å finne ut av hvor papirene ble av, og når de gikk tapt.

Ifølge Internrevisjonen var hendelsesforløpet slik:

Nav Eiganes og Tasta skulle flytte i 2018. Papirarkivet ble flyttet én gang, før det havnet hos fylkeskontoret Nav Rogaland. Det ble brukt et eksternt firma, ifølge rapporten.

Etter denne prosessen kom spørsmål til Nav om innsyn og utlån av dokumenter som lå i papirarkivet. Da fant ikke Nav-ansatte saksmappene, ifølge revisjonen, som skriver:

«Etter hvert som disse enkelthendelsene ble til mange, undersøkte man nærmere og konstaterte at det som lå i arkivet var dokumenter som skulle ha vært makulert, mens det som skulle ha vært tatt vare på, ikke var der. Ut fra dette sluttet man at det som mest sannsynlig hadde skjedd var at ved flyttingen så ble det gjort en forbytting, slik at det som skulle flyttes ble makulert, mens det som skulle makuleres ble flyttet.»

Mens rapporten mener makulering sannsynligvis skjedde, sier avdelingsdirektør Thone Nordlund i Nav at papirene ble makulert:

– Arkivet forsvant ikke, det ble makulert ved en feil, og det er beklagelig, sier hun til NRK.

– Ikke nødvendig å kontakte enkeltbrukere

Ifølge rapporten var det dialog over e-post mellom Nav Eignanes og Tasta og fylkeskontoret Nav Rogaland.

Nav-kontoret ville vite hva de skulle svare dersom folk ba om dokumenter fra arkivet. Da fikk de beskjed av Nav Rogaland om at de skulle svare at man dessverre ikke hadde klart å spore opp den fysiske saksmappen.

Thone Nordlund forklarer det som skjedde slik:

– Nav Rogaland vurderte at det var mulig å fremskaffe den informasjonen som var tapt ved behov, for det finnes digitalt hos oss eller fra andre kilder, og Nav mente at det ikke var nødvendig å kontakte enkeltbrukere, sier Thone Nordlund.

– Konkret hvordan kan informasjonen som gikk tapt fremskaffes digitalt?

– I tillegg til papirarkivene, har Nav omfattende digital dokumentasjon i de gamle fagsystemene. Disse fagsystemene har data tilgjengelig slik at rekonstruksjon av brukers sak i mange tilfeller kan gjøres ved å hente data derfra, dersom det er behov for det, sier Thone Nordlund.

Papirer om dagpenger og sykepenger

I papirarkivet ligger blant annet opplysninger om Nav-brukernes saker fra før 2008 om sykepenger, dagpenger, attføring, barnebidrag og trygdesaker, opplyser Nav til NRK.

Navs fagarkiver ble fullstendig digitalisert i 2013, ifølge Nav.

Rundt 40.000 innbyggere sokner til området Tasta og Eiganes/Våland i Stavanger, ifølge Statistisk sentralbyrå. Men omfanget av folk som kan ha hatt papirer i arkivet kan være et annet, siden arkivene skriver seg fra en periode over mange år.

Meldte ikke ifra med én gang

Revisjonen har sett e-post-dialog mellom Nav-kontoret og Nav Rogaland fra januar 2021. Det ble fortalt at hele arkivet trolig er tapt, ifølge rapporten.

Om papirene også har kommet på avveier, og ikke ble makulert, vil det tapte arkivet også være et brudd på personvernreglene, skriver Internrevisjonen.

Personopplysninger på avveier skal meldes til arbeidsdirektoratet, ifølge rapporten. Det gjorde ikke Nav Rogaland i 2021. Avviksmeldingen ble sendt i januar 2024 mens revisjonen pågikk, ifølge rapporten.

– Informasjonen er makulert og er ikke kommet på avveier, og det har ikke fått konsekvenser for noen brukere. Vi mener at siden papirarkivet er makulert, så er det ikke et personvernbrudd, sier Thone Nordlund.

Nav meldte heller ikke ifra til Arkivverket om det tapte arkivet i 2021. I den årlige Arkivundersøkelsen får offentlige virksomheter spørsmål om de har mistet arkiv. Nav har svart «nei» på dette, får NRK opplyst av Arkivverket.

Nav sier at de i år vil melde ifra om det makulerte arkivet.

– Alvorlig

Riksarkivar Inga Bolstad reagerer på det hun hører om skjebnen til Navs papirarkiv.

– Det er meget alvorlig, dersom et helt arkiv er tapt. Årsaken til at offentlige virksomheter som Nav må ha arkiver skyldes flere forhold. Enkeltindividet trenger å ha dokumentasjon på sine rettigheter. Forvaltningen må kunne vise hva som skjedde, hva som ligger til grunn for vedtakene som er gjort. Det handler om etterrettelighet i forvaltningen, og at vi kan ha tillit til forvaltningen, sier Bolstad.

Dessuten er papirarkiver også viktig for forskning, at man kan lære av historien, påpeker hun.

Bolstad mener i praksis er umulig å gjenopprette et helt papirarkiv når det først er borte.

Avvik på alle undersøkte NAV-kontorer

Ved de ni Nav-kontorene med et papirarkiv som Internrevisjonen kunne undersøke, ble det funnet avvik fra regelverket ved samtlige.

Rekken av mangler er omfattende (se faktaboks). Reglene for oppbevaring av arkiver krever at papirene er sikret mot blant brann og vannlekkasje.

Ved flere papirarkiv fant ikke Internrevisjonen brannalarm inne i lokalet, noen steder sto kasser med dokumenter på gulvet, et sted gikk det vannrør gjennom arkivet, ifølge rapporten.

Dessuten fant man at 8 av de 9 undersøkte kontorer hadde pågående personvernbrudd, viser rapporten. De hadde papirer som de ikke har lov til å lagre lenger.

Nav har ikke svart direkte på spørsmålene fra NRK om de er enig med Internrevisjonen om at det er brudd på arkivloven og om funnene var et pågående personvernbrudd.

Nav skriver følgende til NRK:

«Internrevisjonen ser på ulike deler av Navs arbeid, fordi vi ønsker mest mulig informasjon om hvor vi har utfordringer og områder der vi kan bli bedre. Nå vet vi hvor skoen trykker, og vi er i gang med å legge planer for hvordan vi skal løse dette på en god måte i tiden som kommer. Vi har allerede forbedret retningslinjene for håndtering av papirarkiv, for å gjøre det lettere for medarbeidere i Nav som jobber med akkurat dette.»

– Fare for rettssikkerheten

Datatilsynet kjenner ikke til at det skal ha vært pågående personvernbrudd på papirarkivene i Nav, slik Internrevisjonen avdekket.

– Personvernregelverket forplikter de som behandler personopplysninger til å sende meldinger til Datatilsynet dersom det oppstår avvik som utgjør brudd på artikkel 32, altså brudd på personopplysningssikkerheten. Siden vi ikke vet mer om saken, er det vanskelig å ta stilling til om saken gjelder meldepliktige avvik eller ikke, sier seksjonssjef Camilla Nervik i Datatilsynet til NRK.

Riksarkivar mener saken handler om folks grunnleggende rettigheter.

– Hvis det er brudd på både arkivloven og brudd på personvernet, slik det blir beskrevet av Internrevisjonen, er det fare for brukernes rettssikkerhet, sier riksantikvar Inga Bolstad.

Til Datatilsynet og Riksarkivarens kommentarer svarer Nav slik:

«Arkivene som er omtalt i rapporten er innelåst og sikre, så det er ikke fare for at dokumentene kommer på avveier. Nå skal vi lage en plan for hvordan vi skal følge opp internrevisjonens rapport.»