Programansvarlig kan lage selvstendige forslag, men må ofte fungere som saksansvarlig i produksjonsgrupper der forslaget legges fram og bearbeides i en prosess hvor alle deltagerne i produksjonen tas med på råd.
Beslutninger om det kunstneriske innholdet i en produksjon kan gjerne utformes som en programidé og etter hvert i prosessen som et programdokument som mer konkret beskriver repertoaret og utøverne.
Den som har ansvar for programmet må skaffe seg nøyaktige data om utøvere, repertoar, spilletid og spesielle utstyrsbehov som er nødvendig for å sette sammen et program som gir en god progresjon og som er teknisk gjennomførbart. En detaljert innholdsbeskrivelse er utgangspunkt for regi- og scenografiplan, og den som har ansvaret for det kunstneriske innholdet må arbeide tett sammen med dem som har ansvar for den tekniske gjennomføringen, regi og scenografi.
Konsept/programidé
Med konsept eller programidé menes den grunnleggende forestillingen om hva man ønsker å produsere. Dette kan være knyttet til en ide om repertoar, om instrumenter som skal være med eller andre rammer for konserten eller andre produksjonstyper. Slike rammer kan være stedet, tidspunktet, hvem som skal være aktører, stemningen, publikumsgruppen osv.
Programideen utvikles gjennom arbeidet med produksjonen. Den første ideen er gjerne farget av hvilken rolle den som kommer opp med den har. En musiker vil gjerne ha ideer knyttet til repertoar vedkommende ønsker å spille mens medlemmer av en jazzklubb gjerne vil ha interesse både av repertoar og av at det kommer publikum. Et korpsmedlem vil gjerne tenke på noe vedkommende har lyst til å arbeide med på øvingene, mens en publikummer gjerne mener noe om hva slags arrangement han eller hun ønsker å gå på. Kanskje det å komme i avisen eller på andre måter å få oppmerksomhet er det egentlige målet for et prosjekt.
Programideen sier noe om repertoaret og om rammene for programmet. Rammene for en del konserter er i stor grad lagt på forhånd. En kirkekonsert foregår i en kirke og programmet vil i stor grad være forskjellige typer kirkemusikk. Tilsvarende er en konsert på en pub bundet av ideen å være en konsert der publikum sammen med den musikalske opplevelsen kan kose seg med noe å drikke mens en hører på pop, jazz eller folkemusikk. På tross av rammene er det muligheter for å være kreative i forhold til programideen. For eksempel kan en kirkekonsert gjøres på mange måter. Kirkerommet kan utnyttes med flere scener, prosesjon er mulig, og en kan lyssette på en spesiell måte, bruke konferansier eller ha diktopplesning.
Innenfor et skoleprosjekt er det ikke økonomi eller tid for store sprell, men det å gjøre enkle, kreative grep, er mulig. Programansvarlig må se etter gode løsninger rundt programideen.
Programideen bør innholde to elementer:
- Visjonen, dvs. en spissformulering som gjerne kan egne seg i markedsføringen.
- En skisse der man beskriver repertoar, aktører og rammer for prosjektet.
Innsamling av ideer og repertoarforslag
Noen ganger er programideen tuftet på en klar ide om hvem som skal være artister eller knyttet til selve repertoaret. Ofte har man en ide som må utvikles f.eks. gjennom å få innspill fra aktuelle deltagere. I produksjoner knyttet til kor- og korpsbevegelsen er det gjerne den musikalske lederen de har ansatt som sammen med styret, et programutvalg eller lignende, utarbeider forsalg til konserter og repertoar. Vanligvis innebærer det vurderinger av hva de som utøvere er i stand til å spille godt, hva de liker å spille og en programide knyttet til et tema eller en funksjon knyttet til oppdraget. Skal de ha en liten konsert som åpning av en fotballkamp bruker man gjerne annet repertoar enn når korpset skal ha en kirkekonsert ved juletider.
Man kan gjerne få gode ideer fra alle deltagerne i organisasjonen. Innsamling av repertoar kan skje ved samtaler med aktuelle aktører, brainstorming i uilke grupper og allmøter, og notere nøyaktig de repertoarønsker som fremmes.
På en skole kan det være hensiktsmessig å henge opp en plakat på oppslagstavla, der man melder inn ønsker om egen deltagelse. Plakaten må inneholde åpne felter til å skrive inn verkstittel, komponist, utøver, utstyrsbehov, spilletid. En kan gjerne opprette et forum på skolens LMS eller opprette en facbookgruppe eller lignende også.
Ved innsamling av ideer, er det viktig å presisere at det ikke er sikkert at alle som melder seg på, får opptre.
Følgende hensyn må tas når man velger ut repertoar:
- Kunstneriske betraktninger rundt konserten som helhet: Repertoar som skal velges ut, må passe inn i konsertens helhet. Repertoar som ikke passer inn i programideen eller på en annen måte faller utenfor, kan bli strøket.
- Rammer for programvalg: Eierne har gjerne vedtatt visse rammer for programvalg som programkonsulenten må ta hensyn til. Prosjekter i skolesammenheng vil alltid ha som en rammefaktor at skolen er ansvarlig for at elevene kan bruke aktiviteten, også konserter, som øvinger som skal bidra til at man utvikler kompetansen beskrevet i læreplanene.
- Musikalske hensyn: Utøverne er i stand til å mestre stoffet på en god nok måte. Programinnslag som ikke er godt nok innøvd eller virker useriøse, bør bli strøket av programmet. Man bør kvalitetssikre slike prosesser i samarbeid med lærerne. Like viktig som å forhindre at elever havner i en ”pinlig” situasjon på scenen, er det at prosesser rundt utvalg av elever som får delta foregår varsomt og anstendig.
Repertoarrekkefølge
Programansvarlig har ofte ansvaret for å sette opp på det som skal presenteres i produksjonen. Her må alle prinsipper for kommunikasjon og musikkformidling benyttes.
Programhefte
Siden den programansvarlige er bæreren av ideen eller konseptet og kjenner det kunstneriske innholdet godt, er det en fordel at samme person har ansvar for det dersom det skal lages. Er det en CD-produksjon vi snakker om vil tilsvarende informasjon foreligge i omslagene og ev. hefte som følger CD-en.
For å ivareta an helhetlig design og mye av informasjonen her er den samme som det man ønsker å bruke i pressemeldinger osv., bør arbeidet med slike tilleggsprodukter gjøres i nært samarbeide med den som har ansvaret for markedsføringen.
