Kommunen rota med papira – fekk uromelding frå barnevernet om nokon andre sitt barn

– Eg synest det er skummelt at slike opplysningar har komme på gale hender, seier kvinna i 30-åra.

No bur ho i Bergen, men vaks opp i det som no er Kinn kommune i Vestland.

I samband med ei anna sak bad kvinna om å få tilsendt si eiga pasientjournal frå helsetenesta i kommunen.

Men då ho opna brevet frå kommunen, fann ho ei uromelding frå Barnevernet om eit barn i ein anna familie.

Eit barn ho er i fjern slekt med.

Meldinga var gradert som unntatt offentlegheit, med heimel i forvaltningslova. Lova seier at offentleg tilsette plikter å hindre at andre får kjennskap til personlege forhold.

– Det går på personvernet og eit lite barn som eg har informasjon om som eg ikkje skal ha. Det er veldig spesielt. Ei uromelding er ikkje noko som skal gå ut til utanforståande, seier kvinna som fekk brevet.

Skrivar-blemme

Terje Heggheim, kommunedirektør i Kinn kommune, beklagar det som har skjedd. Han seier det har skjedd rutinesvikt hos dei i samband med utskrift av dokument.

Der ein tilsett skreiv ut dokumenta til kvinna på ein fellesskrivar, skreiv ein anna tilsett ut den nemnde uromeldinga på same den skrivaren.

– Eit av dokumenta har lagt seg mellom andre, og slik hamna på avvege, seier Heggheim.

Han seier at kommunen står midt oppi eit skifte til id-basert utskrift, kor brukaren må identifisere seg med eit nøkkelkort eller ein personleg kode for å skrive ut.

Dette systemet er ikkje på plass enno, men fram til avviket skjedde har dei hatt rutinar for å umiddelbart gå til skrivaren etter man har trykket på utskriftsknappen. I tillegg har dei rutinar for å sjekke forsendingar frå kommunen før dei går i posten.

I tillegg står den aktuelle skrivaren, som blir brukt til å skrive ut sensitivt materiale, på eit skjerma område der berre nokre få av tilgang.

No innfører Kinn endå strengare rutinar.

– Vi vil gjennomføre manuelle rutinar for dobbeltsjekk av sensitivt materiale inntil vi har id-brikkene er plass, seier Heggheim.

Meld til Datatilsynet

Same dag som NRK tok kontakt med Kinn kommune har avviket også blitt meld Datatilsynet. Kommunedirektør Terje Heggheim beklagar at dei ikkje melde frå før. Fristen er å melde inn 72 timar etter avviket.

Datatilsynet stadfester at dei har mottatt eit avvik frå kommunen, og at dei no vil sjå nærare på saka.

Kommunikasjonsdirektør Janne Stang Dahl kan ikkje kommentere den aktuelle saka nærmare, men på generelt grunnlag seier ho at Kinn kommune ikkje er aleine om feilsending av dokument.

– Det er veldig uheldig at dokument med sensitive opplysningar kjem i gale hender. Dessverre skjer det ganske ofte gjennom feilsendingar på skrivar eller e-post. Så gode rutinar for sensitive dokument er viktig, seier ho.

– Ikkje bra i det hele tatt

Kvinna som tok imot uromeldinga har no makulert meldinga. Ho vil fortelje om opplevinga si for å bidra til endring i rutinane.

– Vi må unngå at dette skjer igjen. Nå tok eg kontakt med dei rette folka for å varsle, men kva om dette hadde hamna hos nokon som hadde lagt ut informasjonen offentleg? Ein veit aldri kva folk kan finne på, seier ho.

Heggheim i kommunen seier dei har to-tre avviksmeldingar knytt til personvern i året, og at dei tar saka på alvor.

– Dette er ikkje bra i det heile tatt. Det beste eg kan gjere som administrativt ansvarleg er å vedgå feilen. Vi har vore i kontakt med alle involverte og informert. Vi må endre rutinane våre og bygge opp tilliten som har fått ein brest i seg.