Viktige dokumenter om deg og meg kan gå tapt for alltid

Dokumenter om norske innbyggeres rettigheter og eiendommer blir tatt altfor dårlig vare på av kommunene. – Et alvorlig samfunnsproblem, mener riksarkivar.

Inga Bolstad

Riksarkivar Inga Bolstad sier innbyggernes rettighetsdokumentasjon står i fare for å bli borte.

Foto: Arkivverket

Norske kommuner sitter på enorme mengder informasjon som har betydning for oss innbyggere. Men ifølge en fersk kartlegging fra Arkivverket, tar de ikke spesielt godt vare på den.

Undersøkelsen viser nemlig at over halvparten av norske kommuner har så dårlig arkiveringsrutiner at de bryter loven.

– Det som bekymrer oss mest er data knyttet til rettigheter vi innbyggere har, kan gå tapt. Det kan for eksempel være barns skolegang, barnevernssaker, eiendomsrettigheter og pensjonsvilkår.

Ifølge Arkivloven skal denne type viktig informasjon tas godt vare på. Men svært mange kommuner sender ikke disse dokumentene til langtidslagring, men har de i stedet mer tilfeldig oppbevart.

– Da kan dataene bli borte og tapt til evig tid.

Tidligere overførte kommunene papirdokumenter til trygge, fysiske langtidslagre. Men etter hvert som stadig mer informasjon bevares digitalt, må informasjonen sendes ut av kommunenes egne systemer og til et trygt digitalt lager. Det er det over halvparten av norske kommuner som ikke gjør. Med dét bryter de loven.

– Det er et alvorlig samfunnsproblem at grunnlaget til den enkeltes rettigheter vil falle bort hvis dokumentasjonen ikke kan gjenfinnes, sier riksarkivaren som forteller de nå vil intensivere tilsynene.

Og det er noen kommuner som vil få hyppigere besøk, enn andre.

Kartleggingen viser at kommunene i Nordland og Østfold er dårligst. Her svarer henholdsvis 86 prosent og 89 prosent at de aldri har sendt noe til langtidslagring.

Nedbemanning

Rådmann i Leirfjord kommune i Nordland, Camilla Vågan, tror det handler om tid.

– Det er nok snakk om en kapasitetsutfordring, samtidig som det ikke har vært nok fokus på det. Arkivering i kommunal sektor er en stor og omfattende oppgave, sier Vågan.

Den lille helgelandskommunen er en av kommunene som så langt ikke har tatt i bruk langtidslagring av elektroniske dokumenter.

I Arkivundersøkelsen svarer 24 prosent av kommunene at arkivavdelingen har vært utsatt for nedbemanning det siste året, samtidig som nesten 80 prosent har fått nye arbeidsoppgaver.

Et nytt samarbeidsprosjekt mellom kommunene i fylket og Arkiv i Nordland, kan derimot komme kommuner som Leirfjord til unnsetning.

– Dette er noe vi vil bli flinkere til, sier Vågan som ikke kjenner til at dokumenter har gått tapt allerede.

Solveig Jensen, fagleder for historisk arkiv i Arkiv i Nordland

Kommuner i Nordland er blant dem som er dårligst i landet til å sende dokumenter til langtidslagring. I et prøveprosjekt skal Arkiv i Nordland (her avbildet) hjelpe kommunene i fylket med å ta vare på viktige dokumenter om innbyggerne.

Foto: Håvard Karlsen

– Svekker rettssikkerheten

Ved Kulturdepartementet sier de at de er oppmerksomme på utfordringene.

– Jeg er enig med riksarkivaren i at det kan bli et samfunnsproblem hvis bevaringsverdige digitalt skapte dokumenter og arkiver ikke blir overført til langtidslagring. Dette vil svekke rettssikkerheten i samfunnet, og i tillegg vil arkivene bli svekket som kilder til kunnskap, sier statssekretær Frida Blomgren.

Hun sier de har økt fokuset på tilsyn.

– Tilsynene har blitt mer systematisert og målrettet. Det legges mer vekt på tilsyn med kommuner og statlige virksomheter som har elektroniske arkiver og datasystemer hvor det er størst fare for tap.