De fleste viktige økonomiske, kulturelle og politiske saker i samfunnet kanaliseres gjennom møter. Her bearbeides de. Komplekse vurderinger og resonnementer gjøres. Møter skal tilføre sakene «merverdi».
Noen mener at møtene stopper Norge. Det er omvendt. Uten møtene stopper Norge – på litt sikt.
Møtene må bli bedre
Norske toppledere i bedrifter med over 100 ansatte bruker rundt 40 prosent av arbeidstiden sin på å gå i møter. Det tilsvarer rundt 19 timer i uken.
Ifølge en studie gjennomført av organisasjonspsykologene Henning Bang og Karen Nygaard Øverland mener ledere at 40 prosent av tiden er bortkastet fordi møtene er for dårlige. Internasjonale undersøkelser viser enda mer dramatiske tall. Ledere og ansatte har i det store og hele liknende forståelser av det kritiske i dette.
Den opplagte konklusjonen ikke er ikke «stopp møtene!». Når det møtes så mye, er det fordi det som foregår ofte er svært viktig. Fordi det tar mye tid – må tida utnyttes godt. Møtene må bli bedre i mer enn en forstand.
Sløsing med folks tid
Dokumentasjonen på hvor lite fornøyd man er med dagens møtepraksis er lett å finne. Den er ikke rykende fersk for Norge, men det er grunn til å tro at det er verre og ikke bedre siden de siste undersøkelsene om lederes møtetidsforbruk.
Vi vet at det sløses med tid – gode folks tid. Viktigst i dette er det er feil prioritert tidsbruk. I mange møter kan det være grei nok mening i sakene som er oppe isolert sett, men det er feil saker. Vi har simpelthen ikke råd til å sitte og kverne på trivialiteter. Den gamle rockehelten Roger Waters relanserte uttrykket «amuse to death». I møter opplever vi ofte å bli «informed to death». Vi kunne sitte å informere og la oss informere hele arbeidsdagen.
Hvordan forbedre møter?
Det betyr åtte hovedmåter å gjøre møter bedre på. Til sammen skisseres over hundre konkrete tips som muliggjør dette. Selvsagt må og bør ikke alle benyttes.
Det handler om retning. Dette er møtets «kompass». Den viktigste aktiviteten blir derfor å bestemme før møtet eller tidlig i møtet om hvilke saker som er verdige plass og tid.
Hva er formålet med møtet? Hvor hen vil vi med det som tas opp? Møtene skal fungere kreativt i noen sammenhenger, avklare strategier i andre, de skal være «klasserom» i atter andre. Vanligst er å se på dem som stedet hvor man kommer med anbefalinger, får fram premisser for gode beslutninger og faktisk tar beslutninger.
I vår bok «Mye bedre møter» skisseres det en rekke andre formål – 12 typer gode formål og ulike møtetyper. Bare ett av dem har direkte fokus på beslutninger, men alle har fokus på å konklusjoner og det å komme videre og oppnå tilsiktede resultater.
Still de riktige spørsmålene!
Det er flere essensielle spørsmål som bør besvares før en eventuelt innkaller til møte. Her er et par av de viktigste:
Bør denne saken håndteres i et møte – eller bør det først forberedes bedre – eventuelt utføres individuelt? Er det viktig nok til å ta opp møtetid? Allerede her kan mye tid spares. Mange saker kan håndteres mer effektivt utenfor møterommet.
Hvordan skal du som deltaker spille gode roller og bidra til at synergi og merverdi skjer? Hvilke «møteskikkregler» bør man vedta?
FØLG DEBATTEN: Ytring på Facebook
Møteplagerne
Ansvaret for å skape fruktbare møter ligger imidlertid ikke bare hos møteleder. Også som menig møtedeltager kan du gjøre mye for bidra til å høyne kvaliteten på møtet. Du kan begynne med å påse at du ikke opptrer på en måte som ødelegger møtet.
Her er et utvalg typiske feil du kan gjøre:
1. Ikke forbered deg ved å lese noe som helst av det som sendes ut i forkant. «Hva skjer her?».
2. Kom for seint – og ikke kom med troverdige unnskyldninger. «Tida er på din side».
3. Ta pauser når det passer deg. Ikke forklar – bare gå. «Borte igjen».
4. Gå tidlig, før møtet er slutt. Signaliser krise. «Den viktige».
5. Gjenta deg selv. Forbli ved en sak og tema lenge etter at det er uttømt. «Hakk i plata».
6. Så tvil om det meste som sies. «Skeptikeren».
7. Rist på hodet. Se negativ ut – uten å forklare hvorfor. «Passiv-aggressiv».
8. Fall ut mentalt. Plasser deg selv fysisk i periferien av møterommet. «Den sovende».
9. Hvisk til dem som sitter ved sida – og få dem til å hviske tilbake. «The seminar-whisperer».
10. Snakk ekstremt høyt – og ofte. «Høyttaleren».
11. Angrip andre deltakere på en aggressiv måte. «Fienden».
12. Fortolk andre: «Hva hun prøver å si, er ...». «Fortolkeren».
13. Distribuer sladder og sensasjoner. «Ryktesprederen».
14. Vit bedre enn alle andre – og gjør alle oppmerksom på dette. «Besserwisseren».
15. Imponer andre med viktige andre venner og bekjente. «Navnedropperen».
16. Styr møtet fra baksetet. «Baksetekjøreren».
17. Opptre hyperaktivt med saker som er irrelevante for møtet. «Mr. Busy».
18. Avled til andre temaer. «Sidesporet».
19. Vær møtelederens favoritt. Legg vekt på å smigre og søke bekreftelse.«Favoritten».
20. Tilfør usaklig/irrelevant informasjon. «Desinformatoren».
21. Spøk og le om alvorlige og sensitive saker. «Klovnen».
Vi trenger møter
«Et møte er ikke et møte», sa en kjent næringslivsleder til meg da vi begynte å jobbe med «Mye bedre møter». Med det mente han det som er vårt utgangspunkt: Møter bør være høyst forskjellige – avhengig av formål. Møter må til, vi trenger dem, men vi trenger også å trimme og utvikle dem.
Ledere må være tydelige på formål med møter og saker – og hver enkelt deltaker må sørge for at de ikke er en av de 21 typene over.
Vel møtt!
