– Det er det verste tilfellet vi har fått inn. Jeg var i tvil om det kunne reddes.
Anette Espelid viser frem bilder av en sekk med våte og mugne papirer som ble levert til IKA Kongsberg, Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark.
Sekken inneholder klientmapper fra barnevernet i en av eierkommunene deres, og ble funnet i et hus som skulle rives.
– Heldigvis var det en som forsto at dette var viktig informasjon som måtte tas vare på, sier Espelid, som er teamleder ved IKA Kongsberg.
Mugg- og råteskader
Hos IKA Kongsberg har de 45.000 hyllemeter med dokumenter fra de 42 eierkommunene i Buskerud, Vestfold og Telemark.
Arkivene de får, inneholder dokumenter fra kommunestyrer, byggesaksavdelinger, skoler, barnevern og andre kommunale virksomheter.
Mye av det de får inn, har blitt oppbevart på loft og i kjellere, og er skadet av mugg og råte.
– Alle våre eierkommuner har hatt problemer med arkiver som må muggsaneres. Vi klarer å redde det meste, men det er tidkrevende arbeid, sier Espelid.
Også mye av barnevernsarkivet ble reddet.
– Vi kjøpte en fryser, la arkivet i den og jobbet med noen få dokumenter av gangen. De var slimete og nesten i ferd med å gå i oppløsning, men vi har klart å få ut både navn og annen informasjon fra arkivet.
Viktig informasjon
For personer som søker informasjon om vedtak i egne saker i for eksempel mobbesaker i skolen, eller vedtak i barnevernet, er dette en viktig jobb.
– Vi har allerede hatt flere innsynsbegjæringer i klientmappene vi reddet, sier Espelid.
Arkivlederen i den aktuelle kommunen er også fornøyd med at arkivet, som kommunen er pliktig å ta vare på, ble reddet.
– Dokumentene er så vidt leselige, men det er mulig og vi har gitt ut informasjon fra disse mappene som kan bli viktige i en eventuell erstatningssak, forteller arkivlederen.
– Helt avgjørende
Ifølge Kjetil Landrog, generalsekretær i medlemsorganisasjonen Arkivforbundet, er det å ha egnede lokaler for oppbevaring av arkiver en problemstilling i mange kommuner.
– Hvis du for eksempel har opplevd en mobbesak på skolen, er det viktig å senere ha dokumentasjon hvis du skal be om vederlag eller om det blir en rettssak.
– Det kreves ofte dokumentasjon på den uretten vedkommende mener å være utsatt for. Hvis man da ikke har den dokumentasjonen tilgjengelig, kan saken bli avvist.
Generalsekretær Tor Bernhard Slaathaug i Stiftelsen Rettferd for taperne er enig. Han sier det er helt avgjørende at kommunale arkiver blir tatt godt vare på.
De jobber blant annet med å innhente dokumentasjon på vegne av mennesker som søker oppreisning, både kommunalt, fylkeskommunalt og statlig.
– Er ikke informasjonen tilgjengelig, kan det være forskjellen på å få innvilget eller få et avslag på en oppreisningssøknad, sier han.