Budsjett
Budsjettet innebærer valg og vil alltid innebære en del kvalifiserte antagelser. Så tidlig man klarer, må man ha så realistiske rammer som mulig for arbeidet i en produksjon .
Det er en stor fordel om man lager budsjettforslagene i dataprogrammer, der man kan endre enkelte variabler og se hva konsekvensene av disse endringene blir. For eksempel er TONO-avgiften ved konserter knyttet til billettinntektene. Dersom man kommer på en utgiftspost man må eller ønsker å ha med for å få et bedre produkt, kan man ved å justere billettprisen, raskt sjekke ut hvor høy den må være for å dekke inn merutgiftene. Regnearket Excel, eller tilsvarende som f.eks. Open Offices gratisprogram, er utmerket til slik modellering.
Det er vanskelig å sette opp en budsjettmal som vil gjelde for alle typer produksjoner, men uansett om produksjonen er en konsert, en turné eller en CD-produksjon, må budsjett som regel omfatte noe om forventet salg, noe om kostnader til personell og tjenester, noe om transport, noe om markedsføring og noe om rettigheter til åndsverkene.
Vanligvis inneholder budsjettet for konserter følgende ingredienser:
- Antall billetter man forventer å selge og billettprisen
- Det er en fordel for intern bruk at budsjettet forteller hvor mange billetter man faktisk må selge for at budsjettet skal oppfylles. Med et budsjett som går i balanse, dvs. verken har overskudd eller underskudd, vil man enkelt kunne se hvor mange billetter man må selge før man begynner å få et overskudd fra arrangementet sitt.
- Sponsorinntekter
- Direkte sponsing
- Annonse/reklamesponsing gjennom annonser i program, på plakater, osv.
- Inntekter knyttet til produktplassering
- Støtte til prosjektet
- Støtteordninger
- Enkeltstående stønad fra offentlige eller private stønadsordninger
- Utgifter i forbindelse med leie av lokaler
- Husk å ta med ev. leiepris for riggetid, øvingstid, osv.
- Utgifter knyttet til leie av utstyr
- Lydutstyr med ev. personale
- Lysutstyr
- Instrumenter
- Scenerigg
- Osv...
- Utgifter knyttet til transport av utstyr og personell
- Honorarer til musikere
- Ev. andre lønnsutgifter eller honorarer
- Utgifter knyttet til markedsføring
- Produksjon av plakater, flyers osv. både design og trykking, utgifter knyttet til distribusjon av slik materiell
- Annonseutgifter
- Andre utgifter knyttet til gjennomføringen, f.eks:
- Mat til alle som deltar
- Rekvisita som må leies inn for billettsalg, osv.
- Opptrykking av billetter
- Pynting av inngangspartiet, f.eks: fakler, draperinger osv.
- Blomster til rituelle blomsteroverrekkelser
- Osv...
Regnskapet nedenfor viser et godt overskudd. Det er bygget opp slik at dersom man skriver inn et nytt antall solgte billetter eller endrer billettprisen, vil TONO-avgiften bli endret og de samlede inntektene og utgiftene og dermed resultatet bli endret. I regnearket er det lagt inn formler som viser til ulike ”celler” i regnearket.
Fordi regnearket er satt opp med formler, vil en del summer endre seg når man endrer priser eller antall. Hvis man i dette budsjettarket endrer antall forventede solgte billetter til 75 stk. i begge kategoriene for begge spillestedene, vil TONO-avgiften bli redusert til kr. 3000.-, og overskuddet reduseres til kr. 4345,-.
Regnskap
Alle pengetransaksjoner må følges opp med dokumentasjon på transaksjonene, dvs. bilag til regnskapet. Dersom man ikke er underlagt et regnskapsregime med ferdig definerte kontonummer knyttet til ulike budsjettposter, vil et enkelt regnskap bestå av en registrering av alle transaksjoner, og en summering av disse som gir balansen (underskudd eller overskudd). Det er en fordel om regnskapet på en eller annen måte antyder resultatet i forhold til de postene (hovedgruppene) man hadde i budsjettet for prosjektet.
Ofte har hvert enkelt prosjekt et eget budsjett, men prosjektgruppens regnskap inngår i en større organisasjons regnskap. Da er det en fordel om man allikevel har et slags ”skyggeregnskap” for prosjektet. I slike tilfeller må man sjekke hvilke formkrav som er knyttet til bilagene, i sammenheng med regnskapsførsel og revisjon. Ofte er det slik at alle regninger skal attesteres av organisasjonens leder. I et regneark er det enkelt å sortere etter budsjettpost, og ev. summere beløp som er ført innen samme budsjettpost.
Dersom produksjonen er en del av et større organisasjons- eller firmaregnskap, har den gjerne et eget kontonummer. Selve produksjonen eller kontonummeret fordeler deretter inntekter og utgifter på ulike budsjettposter eller ”artskontoer”. I eksemplet nedenfor, som er et skyggeregnskap for en konsert, er utgifter og inntekter sortert på budsjettposter.
I et sluttregnskap vil disse fremstå med summene for hver budsjettpost.
Det er viktig å huske at organisasjoner og firmaer, i tillegg til slike prosjektregnskap, må lage årsregnskaper.
