Brev
Selv om du kan designe din egen brevmal er det mange gode argumenter for å bruke en mal som i hovedsak ligner på det som kalles standard brevoppsett (Norsk standard 4129). For organisasjoner som mottar mye post gjør dette det bl.a. noe enklere å finne frem til informasjon som brukes i arkiveringssystemene deres.
Selve brevteksten bør organiseres slik:
- Innledning: Den bør være kort og inneholde en forklaring eller oversikt over hvilke saker du ønsker å ta opp i dette brevet, f.eks. om det er en forespørsel om leie av lokale, tilbud om å holde en konsert eller lignende. Skriver du et svarbrev må du vise til det du svarer på; brevet, telefonsamtalen eller annonsen.
- Hoveddelen: Her tar du opp detaljer knyttet til sakene du tar opp i brevet, dvs. alt du lurer på. Det er generelt bedre med et spørsmål for mye enn ett for lite!
- Avslutning: Her formulerer du en kort og vennlig avslutning der du ber om positivt svar så raskt som mulig, ev. ber om å bli kontaktet på telefon dersom det er forhold mottakeren av brevet ønsker å drøfte nærmere.
Legg inn en tom linje mellom hver hoveddel slik at brevet blir lett å lese. I tekstbehandlingssystemer er det gjerne lagt inn en automatisk funksjon som gir en slik ekstra avstand mellom avsnittene når du bruker ”enter”.
Har organisasjonen eller bedriften et eget brevark er gjerne adresser og annen informasjon plassert nederst på arket. Her fremkommer gjerne kontonummer og organisasjonsnummer.
Referat
Hensikten med referat er selvfølgelig at man kan slå opp der for å se hva man gjorde på tidligere møter og hvilke beslutninger som ble fattet. Referater fra møter i produksjonsgrupper eller andre team som skal gjennomføre beslutninger med sikte på at det skal skje handlinger som fører til resultater må ha fokus på korte saksbeskrivelser og beslutninger.
Ofte blir beslutningene implementert i handlingsplaner eller andre arbeidsdokumenter. Handlingsreferater (beskrivelse av møtet som sådan, gjengivelse av diskusjoner og hvem som mener hva) hører ikke hjemme i slike referater, men det kan av og til være riktig å notere ned alternativer man har hatt å velge mellom dersom de ikke fremkommer i en møteinnkalling.
Referatene bør følges opp ved neste møte, dvs. at medlemmene godkjenner referatet som ble skrevet etter forrige møte. En slik praksis bidrar til at man repeterer hva man var enige om og man kan sjekke ut om alle har den samme forståelsen av beslutningene. I tillegg kan det være greit å sjekke ut om beslutningene er fulgt opp.
Alle referater må ha med tidspunkt for møtet, hvem som var til stede på møtet og hvem som har skrevet referatet.
