Begrepene kontrakt og avtale brukes om hverandre og er rettslig likestilte begreper. Begrepet kontrakt oppfattes ofte som noe mer formelt. Selv om muntlige avtaler rettslig sett er bindende, er det ryddigere og enklere å sørge for at alle avtaler med eksterne deltagere gjøres skriftlig. Ofte er det den du bestiller hos som er interessert i at det skrives avtaler, eller at det foreligger en skriftlig bestilling og en leveringsbekreftelse.
Det er viktig at kontraktene er så fullstendige som mulig, og er man i tvil så må man sjekke realitetene i innholdet.
Mange tjenesteleverandører og utleiere har uklare kontrakter, og mange er svært sent ute med å presentere kontrakt eller har ikke noen i det hele tatt. For å sikre deg bør du derfor lage en selv, og presentere denne for leverandøren.
Når det gjelder artister/musikere er det vanligvis to typer avtaler konsertarrangørene har behov for:
- Avtale med hver enkelt musiker
- Avtale med et band eller en komplett forestilling/konsert
Norske musikerorganisasjoner har sammen med andre aktører i markedet laget noen forslag til standardkontrakter. Ulike typer musikk-kontrakter.
Avtalene med enkeltmusikere må inneholde noe som antyder tilsettingsforholdet, dvs. det som er grunnlaget for hvordan man som arrangør skal forholde seg til skatt, arbeidsgiveravgift og trygdeavgifter. Dette tas opp under emnet ”musikere og næring”, der kjennetegn på ”ansatt lønnstaker”, ”selvstendig næringsdrivende” og regler for ”organisasjoner uten profittformål” gjennomgås. Som produsent eller ansvarlig konsertarrangør er det viktig å avklare tydelig det ansvaret du har med tanke på skatt, arbeidsgiveransvar og merverdiavgift.
Avtalen bør ha med alle nødvendige tekniske opplysninger. Dersom disse ikke er klare når avtalen inngås, er det lurt å ha med i avtalen tidspunkter for når ulike forhold skal avklares og eventuelt hvem som er ansvarlig kontaktperson. Det er også viktig å avtalefeste ansvar og økonomiske forhold knyttet til avlysninger og sykdom.
Skal du gjøre avtale på vegne av et større ensemble med stort utstyrsbehov, spesielle krav til scene og garderobe osv., må du ha en mer omfattende kontrakt.
Skal du arrangere en konsert i andres lokaler (spillesteder) har Norske Konsertarrangører (NKA) gode tips.
