Det er i en revisjon utført av selskapet Deloitte for perioden mai til og med august i år, at man har oppdaget det som beskrives som mangelfull dokumentasjon og kvalitetssikring i Halden kommune.
Deloitte peker både på forhold knyttet til grensedragning mellom drift og investering, manglende kvalitetssikring av attestasjoner og mangler knyttet til sporing av brukerbetaling,
Kontrollutvalget i Halden har revisjonsrapporten på bordet i dagens møte.
Etterlyser klarere grensedragning mellom drift og investering
I forbindelse med kontrollen har revisjonen etterlyst dokumentasjon knyttet til grensedragningen mellom drifts- og investeringsutgifter.
I følge Deloitte er det vanskelig for revisor og andre som driver med kontroll, å ta stilling til korrekt regnskapsmessig behandling, dersom en slik vurdering er fraværende.
Fra revisor heter det at om det skulle foreligge en feil vurdering, for eksempel at utgifter knyttet til vedlikehold havner i investeringsregnskapet, kan dette medføre brudd på reglene om låneopptak, dersom utgiftene planlegges å finansieres gjennom låneopptak.
Rådmannen er gitt anledning til å kommentere Deloittes vurdering, og fra rådmannen beskrives en praksis uten skriftlig dokumentasjon, som er i endring.
«Det er foretatt en vurdering av grensedragningen mellom drift og investering i etterkant av interimsrevisjonen i 2014. Tidspunktet for vurderingen er endret til å være en del av budsjettprosessen i forbindelse med budsjettet for 2015.
Tidligere år har det vært en praksis der vurderinger har blitt foretatt uten skriftlig dokumentasjon. I de tilfeller der det har vært bevilgninger til hovedutvalgenes disposisjon har prosjektene blitt vurdert før igangsetting, men også her uten skriftlig dokumentasjon. Organisasjonen har gjennom dialog med økonomiavdelingen blitt gjort kjent med hvilke krav som gjelder for føringer i investeringsregnskapet».
Manglende kvalitetssikring av attestasjoner
Også i forhold til attestasjon av regninger har Deloitte funnet svakheter i Halden kommunes håndtering.
Det er lagt til grunn at Halden kommune sørger for å kvalitetssikre dokumentasjonen som oversendes til revisjonen.
I sakspapirene til møtet i kontrollutvalget i dag henviser Deloitte til sin forrige revisjonsrapport, hvor nettopp disse forholdene er påpekt.
Revisor mener Halden kommune i stor grad har utført denne kvalitetssikringen, men på attestasjoner i forbindelse med spillemidler har kvalitetssikringen vært for svak.
Rådmannens kommentar bekrefter at det er mangler i kommunens håndtering:
«Det jobbes fortsatt med å innskjerpe rutinen i forhold til attestasjoner og spesielt i forhold til spillemidler der kommunen ikke er en sentral aktør i prosjektene.»
Vanskelig å etterkontrollere
I forbindelse med revisjon av brukerbetalinger og kontrollaktiviteter knyttet til korrekt registrering av brukere og riktige satser i faktureringssystemet, har Deloitte funnet at kontrollaktivitetene mangler dokumenterbare spor.
Denne mangel medfører at det er vanskelig å etterkontrollere eller foreta revisjon av kontrollarbeidet som kommunen gjennomfører på dette området. Det er derimot ikke funnet vesentlige beløpsmessige feil knyttet til brukerbetalinger, skriver Deloitte i sin rapport.
Rådmannen har gitt følgende kommentarer til påpekningen:
"Det er etablert en rutine for kontroll av satser i faktureringssystemet. Rutinen er gjennomført i 2014, men er ikke skriftlig dokumentert. Det vil i 2015 foreligge skriftlig dokumentasjon på at rutinen er gjennomført."
Ber kommunestyret rydde opp
Kontrollutvalget tar revisjonsrapporten til etterretning, og i følge saksdokumentene merker man seg i utvalget at revisjonen påpeker forhold som angår mangelfull dokumentasjon og kvalitetssikring.
Når saken behandles i Kontrollutvalget understrekes det fra utvalgets side viktigheten av at det gis korrekt styringsinformasjon gjennom regnskapet.
Utvalget anbefaler kommunestyret å ta revisjonsrapporten til etterretning, og at kommunestyret ber rådmannen om å sørge for at revisjonens påpekninger om mangelfull kvalitetssikring og dokumentasjon følges opp.
