NRK Meny
Normal

Viktig e-post journalføres ikke

- Taushetspsykose og dårlige holdninger. Vi mister muligheten til å følge med på hva skattepengene våre brukes til. Det Gunnar Bodahl-Johansen, som er ekspert på offentlighetsloven i Norge.

Postjournal

Alle kommuner skal ha en elektronisk postliste der post uavhengig av medium skal journalføres. Det viser seg at mange ansatte ikke sørger for at e-poster blir registrert og arkivert.

Foto: Merete Kildahl / NRK

- Utfra erfaringen vår og pressens arbeid med offentlige postlister vet vi at mange kommuner ikke journalfører e-post, sier Bodahl-Johansen.

Han er ikke overrasket over en rapport lagt frem av Kontrollutvalget i Bergen i slutten av mai. Den viser at bare 2-5 prosent av den elektroniske posten ble journalført og arkivert slik den skulle ha blitt gjort. Bodahl-Johansen kan vise til eksempler fra hele landet.

Stor pengebruk

- Et tilfelle var en ordfører som ikke arkiverte e-poster som angikk stor pengebruk i kommunen. Og når vi fikk hull på den saken rant det ut e-postmeldinger og tekstmeldinger. Dette er selvfølgelig dokumenter som skal journalføres uavhengig av hvilket medium de kommer i, påpeker Bodahl-Johansen.

Gunnar Bodahl-Johansen

Gunnar Bodahl-Johansen er ekspert på offentlighetsloven og mener mangelfull journalføring fratar oss muligheten til å følge med på hva kommunene bruker skattepengene våre til.

Foto: Merete Kildahl / NRK

- Når disse ikke blir journalført mister vi muligheten til det innsynet vi har krav på og til å følge med på hva kommunene driver med. Og ikke minst hva den bruker våre skattepenger til, fortsetter Bodahl-Johansen.

Taushetspsykose

Eksperten på offentlighetsloven er ikke optimistisk med tanke på at disse lovbruddene landet rundt blir rettet opp med det første.

- Det handler om dårlige holdninger og kunnskap. Rådmenn som har det administrative ansvaret setter ikke opplæring i offentlighetsloven øverst på dagsorden. Det er en taushetspsykose som jeg ikke vet hva vi skal gjøre med og tenker at dette er et evighetsarbeid, sier Bodahl-Johansen.

Vil du sikre deg at henvendelser til kommunene blir registrert og arkivert er et tips å alltid bruk e-post adressene til postmottaket med kopi til saksbehandler.

Utfordring for det offentlige

I Moss kommune har de systemer der de ansatte ved et tastetrykk kan sende dokumenter videre til journalføring og arkivering. Arkivleder Rita Lynghaug har ikke tall å vise til, men innser at ikke alt som burde vært sendt videre til hennes avdeling, blir det.

- Det kan være vanskelig av og til. Men, vi må ha gode rutiner og god opplæring. Dette er en utfordring de fleste offentlige organer vil jeg tro.

Det er kun post sendt direkte til kommunenes postmottak som blir gjennomgått av profesjonelle arkivarer. Den andre posten er det opp til hver enkelt ansatt å vurdere. Selv om kommunen har instrukser for arkivering for alle ansatte, er det rom for tolkning og unndragelse.

Ansattes ansvar

- Problemet er nok at formell og uformell informasjon ofte blandes i e-poster og sms'er og at det gir grunnlag for tvil. Men, de ansatte har et stort ansvar her og må være seg det bevisst, sier Lynghaug.

Arkivverket i Norge skal føre tilsyn med det offentliges postjournaler og arkiv.

SISTE NYTT FRA ØSTFOLD:

  • Bil skled av veien

    En bil har sklidd av veien på riksvei 188 ved Tune kirke i Sarpsborg. Det ser ut til at det ikke har oppstått personskader, skriver politiets operasjonssentral på Twitter.

  • Kjørt til legevakt etter velt

    En 16 år gammel jente er kjørt til Halden legevakt etter at hun veltet på lett motorsykkelen sin. Bakgrunnen for velten skal være at hun forsøkte å kjøre unna en elg. Det skriver politiet på Twitter.