Raymond Johansens kontor holder 200.000 dokumenter unna offentligheten

Høsten 2015 gikk Raymond Johansen til valg på mer åpenhet i Oslo kommune. Etter å ha vunnet valget, sa han til kommunens toppledere at han ville gjøre hovedstaden til en «foregangskommune» på åpenhet.

I dag skal finanskomiteen i Oslo kommune diskutere Johansen-byrådets eget forslag til bystyret, «Strategi for etterlevelse av reglene om offentlighet og journalføring i Oslo kommune».

Samtidig kan NRK avdekke at mellom 150.000 og 200.000 dokumenter gjennom en årrekke er blitt holdt utenfor kommunens offentlige postjournal.

– Jeg er sjokkert over omfanget av dette hemmelighetsskremmeriet. Hovedregelen er at dokumenter i kommunen skal være offentlig tilgjengelige, og stå på offentlige postlister for at alle som er interessert kan lese dem, sier nestleder i Oslo Høyre, Eirik Lae Solberg, til NRK.

Han påpeker:

– Det kan være dokumenter som handler om hvordan byen styres, hvordan byen utvikles på forskjellige måter, det kan være informasjon om skolen og barnehagen barna dine går på, det kan være informasjon om utbyggingssaker der du bor.

Byrådsleder Johansen: – Blank løgn

Kommunens saksbehandlingssystem «SKOP» var over ti år gammelt da kommunen nylig byttet det ut.

Det er i dette systemet det befinner seg inntil 200.000 dokumenter som Byrådsleders kontor ikke vil gi noen oversikt over. Dette er også dokumenter som aldri har stått i kommunens offentlige journal:

«Det er i underkant av en million dokumenter i SKOP. Vi anslår at 150.000-200.000 av disse er ikke-journalpliktige. Vi anslår videre at for den omtalte perioden på over et år er omfanget på ca. 2000 ikke-journalpliktige dokumenter registrert på Byrådslederens kontor med underliggende etater», skriver kommunen i et brev datert 6. mai.

NRK har spurt byrådsleder Raymond Johansen (Ap) hva som skjedde med alle de ikke-journalpliktige dokumentene da kommunen gikk over til et nytt system. Vi har ikke fått svar.

Men i en uttalelse fra Johansen går det frem at notater som saksbehandlere i kommunen har tatt fra møter eller telefonsamtaler med andre, står på listen over dokumenter som på fast basis har blitt utelatt fra kommunens offentlige journal. Johansen avviser at dette er problematisk:

– Det er blank løgn at vi driver med hemmelighold, uttaler han til NRK.

– Sjokkert

Oslo Høyre er derimot svært kritisk til Johansen-byrådets praksis.

Når finanskomiteen i dag skal diskutere Johansen-byrådets forslag til en ny offentlighets-strategi, vil de ta til orde for grep som gir langt mer åpenhet i Oslo, enn hva byrådslederen vil gi:

– Opplysningene som nå kommer frem, gjør at vi er nødt til å se ekstra nøye på denne saken. Her har man en rekke dokumenter som man ikke vet om at eksisterer. Da er det også umulig å be om innsyn i dem, sier Eirik Lae Solberg.

– Hva tenker du om dette, i lys av at Raymond Johansen har sagt at han vil gjøre Oslo kommune til en «foregangskommune» på åpenhet?

– Det er jo leit å se at det er så stor forskjell på liv og lære.

Ville ikke stille til intervju

NRK har gitt Raymond Johansen anledning til å stille til intervju om denne saken, men det ønsket han ikke.

Han svarte heller ikke på spørsmålene NRK har sendt ham om saken.

I stedet for å svare på spørsmålene, formidlet Johansen denne kommentaren via sin kommunikasjonssjef, Hanne Gjørtz:

«Det er blank løgn at vi driver med hemmelighold, og derfor er premisset for hele saken feil. Mener man dette er hemmelighold, er i så fall millioner av dokumenter fra regjeringen, departementene og andre kommuner også hemmelighold.

Hvilke dokumenter som skal journalføres bestemmes av Stortinget og regjeringen, og reglene er de samme i Oslo kommune som i departementene og alle andre kommuner.

Dersom noen mener såkalt «ikke-journalpliktige dokumenter» skal være offentlige på postjournalen, må de ta det opp med de som lager reglene, altså Stortinget og regjeringen. Så kan de vurdere om for eksempel notater kommunens saksbehandlere har tatt i møter og i telefonsamtaler, utkast til brev og notater i forberedelser til saker skal offentliggjøres. Oslo kommune følger de nasjonale reglene om journalføring og innsyn, og har gode systemer for å ivareta disse.

Byrådet har gjort Oslo kommune mer åpent de siste årene. Vi offentliggjør for eksempel alle avvik på sykehjemmene og alle bemanningsplaner på sykehjemmene, noe det forrige byrådet ikke gjorde».

Forventer mer av byrådet

Arne Jensen i Norsk redaktørforening mener at byrådslederen nå bør snu. Når finanskomiteen i dag skal behandle Johansen-byrådets forslag til en åpenhetsstrategi, har Jensen selv bedt om å få ordet.

– Forslaget slik det foreligger nå, innebærer ikke stort annet enn Oslo kommune de skal følge offentlighetsloven. Det synes vi ikke er spesielt ambisiøst. Det å følge norsk lov er vel ikke å være en foregangskommune, sier Jensen til NRK.

Han oppfordrer byrådslederen til å snu, slik at Oslo-folk kan få kjennskap til de snaut 200.000 dokumentene. Det handler om å ivareta hele den demokratiske infrastrukturen, mener Jensen.

– Det vil også være et bidrag til å oppnå det ambisjonsnivået om innsyn som kommunen selv har sagt at de har.

Vil beskytte saksbehandlerne

Før jul fikk både kommunen og Fylkesmannen kritikk fra Sivilombudsmannen for sin behandling av saken om de ikke-journalpliktige dokumentene. Det resulterte i at kommunen behandlet spørsmålet om innsynsrett på nytt.

I et brev datert 6. mai i år skriver byrådslederen dette om hvorfor de ikke vil offentligjøre en oversikt over de inntil 200.000 dokumentene:

«I denne saken vil leverandøren bruke minimum ett dagsverk for å utvikle funksjonaliteten. Kommunen mener vi ikke plikter å bestille en slik funksjonalitet».

– Dette reagerer jeg kraftig på. Det er ikke veldig mye forlangt å bruke ett dagsverk på å gi en oversikt over disse dokumentene, sier Eirik Lae Solberg.

Men da NRK konfronterte byrådslederen med kritikken, kom det frem at tidsbruken likevel ikke er den viktigste grunnen til hemmeligholdet:

«Dagsverket er knyttet til en liten del av innsynskravet fra NRK, og Lae Solberg uttaler seg på totalt sviktende grunnlag. Dette handler uansett ikke om tidsbruk, men om at vi ikke vil legge ut saksbehandleres egne notater og foreløpige tekster i en offentlig journal. Vi offentliggjør når brev, saker og dokumenter er ferdige, og når de er ferdige blir også mye av det vi har brukt i saksforberedelsene tilgjengelig for offentligheten».