Spøkelset i maskinen

Vi drukner i e-post, men det finnes råd. Lengselen etter orden i kaoset gir arbeid til både coacher, foredragsholdere og forfattere, skriver Hege Duckert.

How to work better

Dette bildet har Hege Duckert hengende på kontoret sitt. Det er et kunstverk av Fischli & Weiss, og heter 'How to work better'. Tipsene er hentet fra en porselensfabrikk i Thailand.

Foto: Flickr: Rytc cc-by-sa-nd
Hege Duckert byline
Kulturredaktør i NRK
Kommentarvignett ytring RIKTIG

I forrige uke mistet kollegaen min 250 uleste e-poster. Et virus, en serverfeil eller et spøkelse i maskinen fikk dem til å rase ut av innboksen foran øynene på henne. Det så ut som om delete-knappen hadde hengt seg opp, først den ene, så den andre, borte vekk .

Min kollega er et sindig menneske. Men dette raset tok nesten knekken på henne. Hvordan skulle hun komme seg gjennom dagen, uka, måneden, når alle oppgavene og beskjedene hennes svevde fritt omkring i cyberspace?

Kaoskontroll

Arbeidsforskningsinstituttet slo forrige uke fast at stadig flere blir utmattet og syke av jobbstress og manglende kaoskontroll. Kunnskaps- og serviceyrker er mest utsatt. I arbeidslivet er ikke de daglige utfordringene lenger knyttet til å skaffe deg ny informasjon, men til å klare å håndtere all den informasjonen som velter mot deg hver gang du skrur på PC-en. Innboksen åpner seg og spyr ut stort og smått, beskjeder, oppgaver, spørsmål, refs.

I arbeidslivet er ikke de daglige utfordringene lenger knyttet til å skaffe deg ny informasjon, men til å klare å håndtere all den informasjonen som velter mot deg hver gang du skrur på PC-en.

Hege Duckert, kulturredaktør i NRK

Alle bedrifter skal ha strategier. De skal sendes rundt på høring. Mange lager treårsplaner. De sendes rundt til oppdatering. Årsrapporter krever innspill fra fellesskapet, sykefravær skal føres og godkjennes, seire skal deles og fiaskoer skal oppsummeres i nye læringspunkter. Jo flatere strukturen på arbeidsplassen blir, desto mer må hver enkelt kunne, og desto flere må involveres, før en beslutning blir tatt. Kopilinja er lang, og den vokser stadig.

Hvordan unngå faksen?

Et anslag i det amerikanske nettmagasinet The Atlantic går ut på at over hundre millioner mennesker i verden sliter med for mye e-post. De kommer aldri ovenpå. Umberto Eco skrev i 1989 et essay med tittelen «Hvordan unngå å motta faks». Faksen var i ferd med å gå over fra å være et viktig og hurtig kommunikasjonsverktøy til å pøse ut reklame og intetsigende tilbud, som professoren overhodet ikke var interessert i. Når revolusjonerende oppfinnelser blir tilgjengelige for alle, skriver Eco, opphører de å være tilgjengelige.

«Teknologien er egentlig demokratisk, i det den lover de samme mulighetene til alle, men den fungerer bare når det er de rike som bruker den. Når også de fattige tar den i bruk, slår den seg vrang».

FØLG DEBATTEN: Ytring på Facebook

Umberto Ecos forslag til løsning, var enkel, men drastisk: Slå av maskinen. Det kan man kanskje gjøre om man er professor i semiotikk, født i 1932 og har en oppkoplet og selektiv sekretær i naborommet. Men for oss andre, som daglig åpner e-posten med skjelvende fingre, er informasjonsstrømmen umulig å skru av.

Det finnes råd

Råd og metoder for å hjelpe oss til å få kontroll over kaoset, tilbys nå fra mange hold. I forrige uke ble jeg invitert til en konferanse som lovet å gjøre meg i stand til «å få bedre tid til det du virkelig vil drive med». Det virket forlokkende, helt til jeg skjønte det bare var snakk om et kurs i dataprogrammet Excel.

Lengselen etter et overordnet system som skal skape orden i kaoset av tanker, følelser og oppgaver, gir arbeid til både coacher, foredragsholdere og forfattere.

Hege Duckert, kulturredaktør i NRK

Men lengselen etter et overordnet system som skal skape orden i kaoset av tanker, følelser og oppgaver, gir arbeid til både coacher, foredragsholdere og forfattere. Den britiske avisa The Independent kåret i fjor verdens ti beste selvhjelpsbøker. Lista oppsummerer våre hyppigste bekymringer: Den første er om sex, den andre om livsvisdom, den tredje om frykt. Og den fjerde heter ganske enkelt «Få ting gjort!»

Ikke enkelt

Boka er en verdensomspennende bestselger, skrevet av organisasjonskonsulenten David Allen. Oppfølgeren, med tittelen «Hvordan få ting gjort!», er nettopp kommet på norsk. Man kunne kanskje ønske seg et spørsmålstegn etter den setningen. Men la gå. GTD-metoden (står for Get Things Done) har nå en egen «sertifisert instruktør med franchisekontrakt» i Norge, og jevnlige samlinger på Hotel Royal Chrsitiania i Oslo, der over 300 tilhengere møtes for å diskutere, sannsynligvis hva de har fått gjort siden sist.

Og hvem vil ikke få ting gjort! Bokomslaget lokker med at du kan gjøre suksess både på jobben og hjemme. Det er grafisk framstilt slik at «På jobben» og «Hjemme» har hver sin boks, og designeren har satt en hake i begge boksene, for å illustrere at suksess på jobben og hjemme alt er oppnådd. Det lukter effektivt. Men enkelt er det ikke. Allerede i innledningskapittelet møter du setninger som denne: «Å evaluere de seks særskilte fokushorisontene der du har inngått avtaler, og som din oppmerksomhet er rettet mot, var, er og vil alltid være den beste metoden for å ha tillit til dine prioriteringsbeslutninger».

FØLG DEBATTEN: Ytring på Twitter

Papir og blyant

Selve Allens premiss er imidlertid greit: Med så mye informasjon som kommer til deg i løpet av en vanlig dag, må du finne et system for å holde oversikt. Hodet ditt kan ikke brukes som innboks. Så snart du har flere enn sju viktige saker å huske på, glemmer du minst en av dem. Du må tømme hodet og legge alt inn i et elektronisk eller analogt system, for eksempel en liste eller en kalender.

Hodet ditt kan ikke brukes som innboks.

Hege Duckert, kulturredaktør i NRK

Et sjarmerende trekk er at Allen (født i 1945) er glad i papir, blyant og plastbrett på pulten. Elektronisk oppbevaring gir ikke samme, håndfaste følelse av oversikt. For problemet, sier Allen i et intervju med The Atlantic, er ikke at du har for mye informasjon, da ville du besvime hver gang du gikk inn i et bibliotek. Problemet er at informasjonen i e-post ofte krever handling. Det er beslutningene om hva som må gjøres med hver enkelt som sliter deg ut. Hvis ikke du finner et egnet system som skiller viktig fra uviktig, lider du lett av det han kaller GFB: En Gnagende Følelse av Bekymring.

Hvor er reparatørene?

Å samle oppgavene er første skritt. Å behandle dem er det neste. Så følger organisere, revidere, utføre. Det minner litt om Pompel og Pilts «reparere, revidere, registrere». Og det er vel nettopp det vi ønsker oss, der vi sitter foran skjermen med altfor mye e-post og for svake lagringssystemer: At reparatørene skal komme. Og skal man tro Allen, kan faktisk hele livet ditt repareres gjennom GTD-metoden. Kontroll på e-post = høyere produktivitet = mer fritid =bedre relasjoner = mer lykke.

Mens jeg har arbeidet med denne artikkelen, har jeg fått 66 nye e-poster.

Hege Duckert, kulturredaktør i NRK

Men er det så enkelt å bli lykkeligere? Og så metodekrevende å få kontroll på kaoset? Selv har jeg et bilde av et kontorbygg i Zürich på arbeidsplassen min. Det er et kunstverk av den sveitsiske duoen Fischli & Weiss, og heter «How to work better». Fischli & Weiss har lekt seg med utsagn fra arbeidslivets konsulenter, og malt ti råd på en kontorvegg, som du kan se fra vinduet i toget som forbinder flyplassen i Zürich med sentrum av byen. Fischli & Weiss var opptatt av språk, fra poesi til klisjeer. Rådene er smarte og banale på samme tid. Det første rådet er: «Gjør en ting av gangen.» David Weiss, som døde i fjor, og Peter Fischli skal ha funnet lista på en porselensfabrikk i Thailand. Kanskje er det derfor det siste rådet lyder: «Smil».

Mens jeg har arbeidet med denne artikkelen, har jeg fått 66 nye e-poster. Innboksen min teller nå 7391 elementer. Snart skal jeg gyve løs på dem med et stivt smil, én etter én etter én.