Fristen var kort, men på fire intensive dager klarte Jørgen Jenssen og makker Espen Høgset og få ferdig et tilbud til UDI i forrige uke.
De to har ansvaret for drifta på det 80 år gamle gjestetunet mellom Siljan i Telemark og Lardal i Vestfold.
Over hundre senger står klare.
Ønsket deres er å hjelpe til så ukrainske flyktninger skal få et godt sted å være den første tiden i Norge.
Ifølge dem selv jobbet de på spreng, og klarte å få med alt de skulle for å bli vurdert som en seriøs akuttmottak-aktør.
– Vi driver gjestegård til vanlig, og er ikke eksperter på offentlige anbud. På de fire virkedagene til fristen forrige fredag, var det nesten et mirakel at vi klarte å skaffe all dokumentasjonen som ble påkrevd fra kommune, politi, skatteetaten og så videre, sier Jenssen.
– Føler på avmakt
Selve problemet dukket opp da de fikk trøbbel med BankID.
Det endte med at tilbudet ble levert inn litt for sent den fredagen.
– Vi var 45 sekunder for sent ute, sier Jenssen.
– Etter det har vi hatt rundt 40 henvendelser til UDI, for å prøve og komme i dialog. Vi har ikke fått noe klart svar, og føler på en veldig avmakt og fortvilelse.
UDI: – Fristen er endelig
UDI skriver i en e-post til NRK at de ikke kjenner til Vindfjelltunet og problemene rundt for sen innlevering.
– Det er veldig strenge regler når det kommer til tilbudsfrister, og dette må UDI følge. Frist for å levere tilbud i konkurransen er endelig og det er leverandørenes ansvar å levere tilbud innenfor fristen.
Ønsker bare å hjelpe
Ifølge UDI må Norge rigge seg for at det kan komme totalt 35.000 flyktninger.
Driverne av Vindfjelltunet har fått med seg at UDI sliter med å finne aktører til å drive mottakene, som nå blir oppretta i rekordfart.
– Her er jo nesten alt klart. Vi har til og med ukrainske venner som ønsker å hjelpe til.
– Dette handler ikke mest om penger?
– Nei, snarere tvert imot vil vi nok tape penger på dette. Det gjør at vi må si nei til andre større grupper og arrangementer. Vi ønsker bare å hjelpe og synes vi har et godt sted for flyktningene her, sier Jenssen.
Kan få hjelp av ukrainere
Tilfeldighetene skal ha det til at Svetlana Temnokhud og hennes 14 år gamle datter nå bor midlertidig på Vindfjelltunet.
De kom som turister til Norge og skulle reise tilbake til Ukraina i begynnelsen av mars.
Det ble det naturligvis ikke noe av på grunn av krigen.
– Jeg takker Gud for at vi reiste på ferie hit. Jeg håper dette kan bli et akuttmottak, og da vil vi hjelpe til så godt vi kan.