Mangler oversikt over 24.000 meter arkiv – mye er ikke tilgjengelig for folk

Trondheim har mer eller mindre dårlig oversikt, ifølge det statlige Arkivverket. Det er de ikke alene om.

24 000 meter med arkivhyller i Trondheim Byarkiv på Dora.

MANGLER OVERSIKT: Bak solid betong har Trondheim Byarkiv plass til 24 000 hyllemeter med dokumenter. Men kommunen mangler oversikt over deler av arkivet.

Foto: Arne Kristian Gansmo / NRK

I den tidligere ubåtbunkeren Dora på havna i Trondheim ligger Byarkivet. Her arbeider 45 personer med å passe på at kommunens dokumenter ikke kommer på avveie. Bak tykke betongmurer har de samlet 24 kilometer arkivhyller med alt fra byggesaksmapper til barnevernssaker og tegninger fra barnehager.

– Vi har en god oversikt over arkivene med viktig rettighetsdokumentasjon for innbyggerne. For en del andre arkiver har vi dessverre kun en grovoversikt over innholdet. Ideelt sett skal det ikke være sånn. sier byarkivar Unn Elisabeth Huse.

Uordnede arkivhyller i Trondheim Byarkiv på Dora.

NESTEN UMULIG: I årene 2012–2013 hentet Byarkivet inn mange materiale fra mange enheter i kommunen. De fleste av disse dokumentene er fortsatt ikke ordnet. Det gjør det nesten umulig å finne fram, både for publikum og for de arkivansatte.

Foto: Arne Kristian Gansmo / NRK

Grovoversikt er ikke bra nok, ifølge det statlige Arkivverket, som har ført tilsyn med Trondheim kommune før de skal slå seg sammen med Klæbu fra 2020.

«Mye arkivmateriale er dermed ikke tilgjengelig for allmennheten og mange arkiv er vanskelig tilgjengelig selv for byarkivets ansatte.» skriver Arkivverket.

Manglene fikk det statlige Arkivverket til å pålegge kommunen å vise hvordan de skal gjøre alt søkbart for publikum.

Med mange kilometer arkivhyller blir det en enorm arbeidsoppgave.

– Flere titalls årsverk må nok til, sier byarkivar Unn Elisabeth Huse.

Sjeldent stort avvik

Arkivverket har tilsyn for å sikre at offentlige arkiver blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for samtid og ettertid. Fagdirektør Kjetil Reithaug leder seksjon for Dokumentasjonsforvaltning i Arkivverket. Han sier det å ikke ha oversikt over 24.000 hyllemeter ikke er helt vanlig i det offentlige Norge.

– Trondheim har mer eller mindre dårlig oversikt, sier han.

En del av kulturen

Men Trondheim er ikke alene om å ha problemer med å holde orden i arkivene sine.

De siste tre årene har Arkivverket hatt tilsyn med over 100 kommuner og fylker som har eller er i ferd med å slå seg sammen.

I 2015 delte Arkivverket ut 260 pålegg etter å ha gjennomført tilsyn hos 63 kommuner og offentlige etater.

I 2018 kom de til Norges ambassader i Washington, EU-delegasjonen i Brussel og FN i New York. Der manglet dokumentasjon på vurderingene av om Norge skulle delta i aksjonene mot IS. Andre mangler gjaldt Norges forhold til Kina etter 2010, og den egentlige grunnen til at utenriksministeren ikke skulle møte Dalai Lama da han var i Norge.

Reithaugs sjef, riksarkivar Inga Bolstad kaller det hull i norgeshistorien.

– Arkiver en del av kulturen vår, og må tas vare på til ettertiden. I dag er vi glade for alt som er tatt vare på fra 1500-tallet. Det vi driver med i dag blir også 500 år gammelt en dag, sier Reithaug.

Velordnede arkivhyller i Trondheim byarkiv på Dora i Trondheim.

KATEGORISERT: Slik ser et ordnet arkiv ut, med dokumenter oppbevart i beskyttende og katalogiserte arkivbokser. Bilde fra Byarkivet i Trondheim.

Foto: Arne Kristian Gansmo / NRK

Enda verre for digitale arkiver

Papirarkiv på 24 000 meter er likevel ikke det største problemet for Byarkivet i Trondheim.

– Den virkelig store utfordringen er å få tak i informasjon som er skapt digitalt, som nettsider, e-poster og elektroniske fagsystem, sier byarkivar Unn Elisabeth Huse.

Utfordringen er å få med seg informasjonen over til nye it-system. Selv om Trondheim har satset tungt på digital arkivering, så har de også der fått pålegg fra Arkivverket om å bli bedre.

– Vi er mest bekymra for de elektroniske arkivene. De dør av seg sjøl om tre til fem år dersom du ikke gjør noe aktivt for å redde dem. Papirarkiver kan overleve lenger, til de blir ødelagt av vann eller brann, advarer Kjetil Reithaug i Arkivverket.