– Dette skal bli kongeparets beste dager i 2013

– Det er mange flinke folk ute i lokalsamfunnene som virkelig har lagt seg i selen for å få dette til å bli de beste dagene kongeparet har hatt i år, sier personalansvarlig Gunnhild Hatlelid Schei ved Fylkesmannen i Sør-Trøndelag.

4.–6. juni kommer kongeparet på fylkesbesøk til det sørligste trønderfylket, og Schei er den som sitter med hovedansvaret for koordineringa og planlegginga av besøket.

I løpet av tre dager får seks trønderske kystkommuner kongelig visitt, og jobben med å legge til rette for alt som skal skje er langt fra en kjapp arbeidsoppgave.

– Vi startet planlegginga i november i fjor, og fra midten av april har vi jobbet med det syv dager i uka, forteller Schei.

• LES ALT OM KONGEPARETS BESØK HER

Planlegger hvert minutt

Lite blir overlatt til tilfeldighetene når kongeskipet ankrer opp ved Trøndelagskysten for besøket til Hitra, Frøya, Osen, Roan, Åfjord og Bjugn.

Schei sitter på en detaljert plan over hvem kongeparet skal treffe, hva de skal snakke med folk om, hvor de skal gå, hva programpostene inneholder og hvor mange minutt hvert punkt skal ta.

Alt gjøres for å gi kong Harald og dronning Sonja en best mulig opplevelse.

– Vi prøver å planlegge alle bevegelsene kongeparet foretar seg, og alt det som må være på plass rundt dem. Vi har også sendt lister over alle personene de skal treffe, slik at de har litt bakgrunnsinformasjon om dem, sier Schei.

• Slik blir kongeparets besøk i Trøndelag

(Artikkelen fortsetter under bildet)

Er forberedt på spontane endringer

Men oppe i det hele er ikke innbyggerne og tilskuerne, som skal skape folkefesten, glemt.

– Det er klart at det også skal være rom for at kongeparet kan ta initiativ til å møte folk langs rutene sine. Slike besøk blir alltid hyggelige og minnerike for folk.

For selv om det finnes en streng minuttplan for hvert stoppested, vil det ikke bli krisetilstander dersom noe utenom planen får kongeparets oppmerksomhet.

– Det endelige besøket blir aldri slik som programmet er satt opp. Fordelen med at vi bruker så mye tid på planlegginga er at hvis man ser at det går litt mer tid ett sted, så vet man nøyaktig hvor man kan hente inn den tiden slik at vi kommer i mål sånn noenlunde, sier Schei.

– Været er vår største utfordring

Få dager før kongeskipet ankommer Trøndelag, hevder kvinnen med hovedansvaret at hun ikke er så altfor nervøs.

Gunnhild Hatlelid Schei mener etter flere måneders intensivt arbeid at hun nå har kontroll.

– Nå har vi snudd på alle steiner. Alle ting er planlagt i detalj, alle tanker er tenkt tre ganger, og vi har en plan A og en plan B. Det skal ikke være noe som ikke er tenkt på.

Det eneste hun ikke kan gjøre stort med er ønsket om sol og oppholdsvær. Langtidsvarselet fra Yr.no lover godt, men på kysten kan været snu kjapt.

– Den største utfordringa i planlegginga er været. Kongeparet har vært ute en uværsdag før, så sånn sett går det greit, men vi har jo lyst til å vise fram den beste siden.

(Hold musepekeren over kommunene som er markert med blått på bildet under for en kort oversikt over stoppestedene under fylkesbesøket)

Håper på folkefest

Det er store ressurser involvert i besøket. I tillegg til fylkesmannens folk og politiet, er det mange som har store og små roller i de utvalgte kommunene.

Alt fra transport av skoleelever og eldre til sikkerhet og pressehåndtering skal gå knirkefritt, og det skjer naturlig nok ikke av seg selv.

– Jeg har ikke noe tall på hvor stort apparatet rundt kongebesøket er, men det er ikke lite. Her er det mange gode krefter som drar sammen, og det er formidabelt, sier Schei, som håper at trønderne dukker opp i hopetall.

– Dette er årets begivenhet på trøndelagskysten, og den bør ikke folk gå glipp av. Det legges til rette for at alle som ønsker det skal få delta.