Skylder på brukerne for at over 16.000 brev ikke kom frem

Onsdag kveld holdt styret i Helseplattformen et ekstraordinært styremøte for å orientere om en omfattende brevfeil.

Tirsdag ble det nemlig kjent at 16.438 elektroniske brev fra St. Olavs hospital ikke har kommet frem dit de skulle. Omtrent halvparten av brevene er innkallinger til timer ved sykehuset.

– Det er potensielt veldig alvorlig hvis det er noen som ikke har fått den informasjonen de skal ha og det er i tillegg helt uakseptabelt at det er sånn, sa styreleder i Helseplattformen, Helge Garåsen tirsdag.

Det var han som kalte inn til møtet da han ble gjort kjent med hvor mange brev det gjaldt.

Skylder på brukerfeil

Feilen ble oppdaget forrige uke da prøvesvar som skulle ha kommet ikke gjorde det.

Det sa administrerende direktør ved Helseplattformen, Torbjørg Vanvik, under møtet.

Hun sier feilen har skjedd fordi det er lett for brukeren å velge feil brevmal. Hva som er riktig skal ha blitt informert om gjennom opplæring og brukerveiledninger, ifølge henne.

– Det må legges inn mer trykk på opplæringen når det kommer til kommunikasjon, sier hun.

Vanvik sier også at noe av årsaken til feilen er at ansatte ved St. Olavs tar med seg arbeidsflyt fra det gamle systemet inn i det nye.

Strekker seg tilbake til innføringen

Feilen med brevene strekker seg helt tilbake til innføringen av Helseplattformen i starten av november.

– Foreløpig vet vi at det er et voldsomt antall brev som ikke har havnet dit de skulle. Hva slags konsekvenser dette har fått, er usikkert for øyeblikket. Men det er jo ikke bra, sa fylkeslege Jan Vaage til NRK.

10.714 av pasientbrevene skal ha kommet fram til pasienten, men ikke mottakere som står på kopi, som for eksempel fastlegen.

Fra Trondheim kommune var det 1395 brev som ikke kom fram.

En gjennomgang viser at 152 brev fra St. Olavs var prøvesvar. Tre av disse inneholdt informasjon om viktige oppfølginger. Alle de berørte har fått tiltenkt helsehjelp, selv om brevene ikke kom frem.

Klinikere starter arbeidet med å gå gjennom alle brevene torsdag, for å sikre at oppryddingsjobben blir fullført.

Epic, som er leverandøren av journalsystemet, kommer med en oppdatering som gjør at det ikke vil være mulig å gjøre samme feil igjen. Det skal testes neste uke.

– Helseplattformen må ta ansvaret

Vivi Bakkeheim er foretakstillitsvalgt for overlegene på St. Olavs. Hun sier Helseplattformen selv må ta ansvaret for alle problemene som har oppstått etter innføringen.

– Håper ingen legger skylda på brukerne denne gangen. Dette er en systemfeil, og Helseplattformen må ta ansvaret da det er dem som har utviklet løsningen, sa hun i forkant av møtet.

– Det er noe fullstendig galt med løsningen, når den ikke klarer å fange opp at brev ikke når frem. Eneste måten å få tillit igjen, er at Helseplattformen og Helse Midt-Norge viser ydmykhet og lytter til de tilbakemeldingene som kommer, slik at vi får en reell sjanse til å forbedre dette, sier Bakkeheim.

Det kom også fram i møtet at flere styremedlemmer mener dette aldri burde ha skjedd. De stilte spørsmål ved hvorfor dette ikke ble oppdaget tidligere.

– Stor tillitskrise

St. Olavs hospital har sendt en bekymringsmelding til Statsforvalteren i Trøndelag om feilen.

– Det begynner å gå på tilliten løs. Derfor mener jeg det viktigste vi kan gjøre er å gå ut med åpen og ærlig informasjon alltid om vi finner noe. Det er den måten vi kan trygge befolkningen på, og sørge for at det er trygt å være pasient ved St. Olav.

Det sier sykehusdirektør Grethe Aasved.

Fastlegene har i lang tid opplyst om at de får mange færre elektroniske meldinger og epikriser fra St. Olavs enn det som har vært normalt.

Likevel kom nyheten om at over 16.000 brev ikke har nådd frem som en overraskelse.

– Vi står nå i en stor tillitskrise. At dette ble oppdaget først nå er veldig betenkelig.

Det sier Lindy Jarosch-von Schweder, leder i Sør-Trøndelag legeforening.

Hun sier mange er fortvilet over situasjonen, og redd for om pasientene har fått god nok behandling.

– Jeg vet at ansatte i Helseplattformen og Hemit jobber godt sammen for å få oversikt. Men fastlegene har formidlet dette i lang tid. Aktørene må snakke mer sammen, og finne gode arenaer for dialog.