Fant 12.000 journalposter som ikke var kvalitetssikret

Statsarkivet i Trondheim fant nylig nesten 12.000 «X-Files» ved et kommunebesøk. Dette er dokumenter som skulle ha vært i kommunenes offentlige postjournaler, men som likevel aldri dukket opp der.

Arkiv

Illustrasjonsfoto: Statsarkivet i Trondheim mener resultatet er nedslående og varsler om at rutinenene på området må endres.

Foto: Roald, Berit / NTB scanpix

Statsarkivet i Trondheims rapport fra Bodø viser hvordan kommunens bruk av journalsysteme gjør at dokumenter ikke kommer opp i den offentlig postjournalen.

– Vi finner ut at ca. 12.000 journalposter ikke er kvalitetssikret og dermed ikke journalført. Resultatet er nedslående og rutinene på området må endres, skriver Statsarkivet i rapporten, ifølge Kommunal Rapport.

Saksbehandlet for 12 år siden

Journalsystemene er satt med ulike koder. De følger dokumentene fra start til slutt. Systemene har en egen kode, ofte bokstav «J» for journal, som brukes for at dokumentet skal dukke opp på den offentlige journalen.

Det vanlige er at kommunen endrer dokument-statusen til «J» når saken er ferdigbehandlet hos saksbehandler.

– Da vi gikk gjennom kommunens systemer, fant vi at Bodø har tre arkivperioder, der ingen av periodene er avsluttet. Det er klart at når vi begynner å snakke om saker som ble saksbehandlet for 12–13 år siden, så er det veldig lenge siden, sier Kari Remseth fra Statsarkivet i Trondheim til Kommunal Rapport.

Skylder på etterslep

Serviceleder Kjersti Rongved er nyansatt i stillingen som øverste ansvarlig for arkivet i Bodø kommune. Hun skylder på etterslep.

– Det jeg kan si med sikkerhet, er at vi aldri har forsøkt å skjule noen dokumenter.Det som kommer fram i tilsynsrapporten er at vi har fått et veldig etterslep. Og det jeg kan si, er at vi synes det er flott å få tilsyn, det gjør at vi øker bevisstheten, sier Rongved.

Før jul skrev Stjørdalens blad om at arkivet til Stjørdal kommune hadde et etterslep på rundt 10.000 brev.

Det finnes en bestemmelse som gjør at personer som med vilje handler i strid med arkivlovens bestemmelser kan straffes med bøter, men den er aldri blitt brukt.

Video fra Trøndelag

Black Friday var god gjødsel for kjøpelysten. Hyllene på post i butikk er fylt til randen. Dessuten kommer julegavene snart for fullt. Folk må hente - nå, er ropet fra butikkene.
Marihøna barnehage har trolig arrangert jul på låven for siste gang. Kampflystøy og konflikt om erstatning preger Ørland i adventstida.
Julestemning for store og små.