Kommunesammenslåing har ført til arkivkaos flere steder

På rådhuset i Hammerfest sitter en mann med en stor jobb foran seg.

– Per i dag har vi ikke kontroll, innrømmer Sigmund Andersen.

Han er bygningssjef i den nye storkommunen, og har fått ansvaret for å rydde opp i andre sitt rot. Da Finnmarkskommunene Kvalsund og Hammerfest slo seg sammen i januar, overtok nemlig Hammerfest et arkivsystem med store mangler.

– Det vil ta flere år å rydde opp, sier Andersen.

Det er de ikke alene om. Ifølge kommunesektorens interesse- og arbeidsgiverorganisasjon, KS, sliter mange kommuner med registrering og arkivering av byggesaker.

Det gjelder særlig små kommuner.

– Stor variasjon mellom kommunene

Ifølge KS er det særlig små kommuner som sliter med å holde orden i papirene sine. I praksis medfører dette at det er vanskelig for kommunene å overholde opplysningsplikten.

Det betyr også at kommunene ikke vil være i stand til å dokumentere egen saksbehandling. Og at beslutningsgrunnlaget i eiendomssaker vil være mangelfullt dersom dokumenter mangler.

– Vi har alle krav på innsyn i de opplysningene som er knyttet til eiendommen vår, sier Anne Mette Dørum, seniorrådgiver i KS.

– Det forbauser meg ikke at en kommune er i den situasjonen, men det blir mindre og mindre vanlig, sier Dørum.

– Fant ikke bevis

I den nye storkommunen Hammerfest har ulovlige hytteveier vært en sentral del av arkivkaoset.

Allerede i 2015 ble det kartlagt ulovlige veier og gjerder rundt flere av hyttene ved Repparfjord, som ligger i tidligere Kvalsund kommune.

Rykter har også versert om at det har blitt gitt muntlige byggetillatelser uten dokumentasjon.

– Det var mange som kom innom teknisk etat og sa de hadde fått muntlige tillatelser til veibyggingen. Det kunne vi ikke finne bevis på i arkivet, sier Maria-Victoria Solstrand.

Hun var arealplanlegger i gamle Kvalsund kommunen, og sier at hun prøvde å rydde opp i kaoset.

– Det var som å stikke hånda i et vepsebol. Jeg ble veldig upopulær da jeg prøvde å rydde opp.

Det forstår Pål Reidar Karlsen lite av.

Han var teknisk sjef i kommunen og sier han – og vedkommende som var sjef før han igjen – kun ga skriftlige tillatelser gjennom regulering.

Daværende ordfører i Kvalsund kommune, Terje Wikstrøm, avviser å ha ignorert problemene.

Håper å slippe merarbeid

I dag ligger i hvert fall utfordringene på bordet hos bygningssjefen i den nye storkommunen.

Han tror det vil bli utfordrende å dokumentere alle påstandene som kommer inn.

– Vi får signaler fra publikum om at det er gitt muntlige tillatelser, men jeg kan ikke verifisere det, sier Sigmund Andersen.

Han håper arbeidet de neste årene vil ha en preventiv effekt på potensielle ulovligheter i hyttefeltene.

– Jeg håper folk tenker seg om flere ganger før de starter en jobb uten å ta kontakt med kommunen, sier bygningssjefen.

Les også: Vil gå rettens vei etter ulovlig bygging