Det kommer frem i en erfaringsrapport som er utarbeidet og som NRK har fått tilgang til.
Sammenslåingsprosessen i 2015 frem til årsskiftet ble svært omfattende og tidkrevende, spesielt for de administrative tjenestene.
«Forarbeidet tok 4 av 14 måneder – noe som er altfor lang tid», heter det i rapporten.
Arbeidsgruppen brukte også lang tid på å utarbeide et forslag til organisasjonskart for virksomheten.
«Fristen som ble satt til 1. juli var for sent – da hadde det allerede gått 8 av 14 måneder uten at avdelingsstrukturen var lagt og uten at diskusjonene rundt organisering internt i avdelingene var påbegynt», konkluderer rapporten.
Omfattende prosess
Assisterende fylkesmann Tom Egerhei.
Foto: Svein Sundsdal / NRK– Det har vært en omfattende prosess som berører 220 medarbeidere i Kristiansand og Arendal. Nå et halvt år etter sammenslåingen vil jeg si at dette totalt sett har vært vellykket, sier assisterende fylkesmann Tom Egerhei.
Han vedgår likevel at det har vært problemer i forhold til både økonomi og organisering.
Utfordringene har i hovedsak vært knyttet til arkivordninger og økonomi- og personalsystemer.
– Dette var langt mer arbeidskrevende og langt mer kostbart enn det vi hadde forutsatt. Og avslutningen av arkivene i Arendal og Kristiansand vil kreve en ekstrainnsats på åtte årsverk, og det er ressurser som vi ikke har per i dag, sier Egerhei.
Fortsatt uavklarte rutiner
Og det er fortsatt uavklarte retningslinjer og rutiner nå flere måneder etter sammenslåingen.
Ledergruppen ble ikke avklart før etter at organisasjonskartet var ferdig forhandlet og dette førte til at fagavdelingene ikke kom i gang med den interne organiseringen før utpå høsten i fjor.
Faggrupper og faggruppeledere i det nye embetet ble heller ikke endelig avklart før siste del av desember og dette førte til problemer med å klargjøre økonomisystemet og arkivtjenesten.
«Det nye embetet var derfor ikke klar med arbeidsfordelingen før langt inn i det nye året og derfor er det fortsatt en del uavklarte retningslinjer og rutiner», heter det i erfaringsrapporten.
– Selv om det er to embeter som har samarbeidet tett gjennom mange år, så er det klart at vi hadde ulike rutiner i Arendal og Kristiansand på en del områder. Det krever tid å få samkjørt alle detaljer i en så omfattende virksomhet som vår. Vi utfører oppdrag for 12 departementer og vi er en svært mangslungen virksomhet, forklarer Egerhei.
I disse dager skisseres en fremtidig struktur for fylkesmannsembetene i Norge og Agder-rapporten er nå oversendt departementet.
– Det går i retning av mange sammenslåinger i årene fremover. Agder var først i denne prosessen og våre erfaringer vil være viktig for de kommende prosesser, avslutter Egerhei.
