– Tapar truverd på hemmeleghald

I alt 15 e-postar til Åshild Kjelsnes med informasjon om striden kring Fjord1 har ikkje blitt journalført slik lova krev.

Bodahl-Johansen meiner det er pinleg for fylket å bli tekne med buksene nede.

– Ingenting overraskar meg når det gjeld forvaltninga si evne til å unngå å journalføre ting, og til å gå rundt offentleglova.

– Vi kjem til eit punkt der ting kjem for dagen, og då tapar forvaltninga veldig mykje når dei ovanfor publikum ikkje kan forklare kvifor dei har halde ting tilbake. Det blir så gjennomskueleg at det er fordi dei ønskjer å beskytte seg sjølve, seier Bodahl-Johansen til NRK.no.

Forklaring: – Det var ein glipp

Gunnar Bodahl-Johansen er ekspert på offentlegheit og presse. Han er oppgitt, men ikkje overraska over at hemmeleghaldet til Sogn og Fjordane fylkeskommune har vore langt meir omfattande enn tidlegare trudd.

NRK har tidlegare avslørt at ein kritisk e-post frå eit Fjord1-styremedlem ikkje var oppført i offentlege journalar av fylkesordførar Åshild Kjelsnes. I e-posten kom det krass kritikk mot Fjord1, der styremedlemmen mellom anna skildra eit selskap i krise.

Sekretariatsleiar i fylkeskommunen, Knut Henning Grepstad, sa den gong at det var ein glipp at e-posten ikkje var ført inn i postlistene med det same.

– Det var føresett at eposten skulle bli journalført, men det vart ikkje gjort. Det var ein glipp, og det vart retta opp med ein gong vi vart gjort merksame på at e-posten ikkje var journalført, sa Grepstad.

– Så det var ikkje ei medviten handling for å halde dette skjult?

– Nei, på ingen måte, sa Grepstad til NRK.no sist veke.

• LES OGSÅ: Kritisk e-post om Fjord1 vart ikkje journalført i fylkeskommunen

(Artikkelen held fram under biletet)

Ytterlegare 15 epostar ikkje journalført

Men i dag kunne NRK fortelje at hemmeleghaldet er alt anna enn ein enkelt glipp. Ytterlegare 15 e-postar har fylkeskommunen droppa å informere ålmenta om at eksisterer.

– Det er heilt uakseptabelt fordi offentleglova slår klart fast at forvaltninga og andre som er omfatta av offentleglova, det vil seie bedrifter der det offentlege er hovudeigar, skal journalføre i tråd med reglane i arkiveringslova, seier Bodahl-Johansen.

At det altså er snakk om ytterlegare 15 e-postar som ikkje er journalført kjem ikkje som ei overrasking på Bodahl-Johansen. Han seier det er innbyggjarane som blir taparane på ein slik praksis.

– Demokratiet byggjer på openheit. Det betyr at innbyggjarane skal ha innsyn i alt forvaltninga arbeidar med, med mindre det eksisterer ei lov som gjer det mogleg å ta unna dokument eller opplysningar.

– Det spelar ingen rolle om dokumentet kjem som eit tradisjonelt papirdokument, som ein e-post eller som ein sms, eller kva det skulle vere. Er det del av ei sakshandsaming skal det journalførast, utan tvil. Det er forvaltninga si plikt og oppgåve å sørge for at det skjer, seier Bodahl-Johansen.

• LES OGSÅ: Bråk i Fjord1-styret – to styremedlemmer har trekt seg i protest mot styreleiaren
• LES OGSÅ: Ingen visste noko om Fjord1-striden

– Vi skal leggje til rette

Fylkesordførar Åshild Kjelsnes har teke sjølvkritikk, og har lova å betre rutinane. Knut Henning Grepstad, sekretariatsleiar i Sogn og Fjordane fylkeskommune, meiner likevel det ikkje er slik at dei hemmelegheld fordi det er ubehageleg med innsyn.

– Til det vil eg seie med brei penn at det overhovudet ikkje er fylkeskommunen si tenking og praksis.

– Fylkeskommunen lever etter ein av formålsparagrafane i kommunelova, om at det skal vere open informasjon der vi skal leggje til rette for at alle som er interesserte, anten det er media eller enkeltpersonar, skal ha god innsikt og moglegheit til å vere med i debatten og vere med å påverke prosessane, seier Grepstad.

Han understrekar at Sogn og Fjordane fylkeskommune er heilt samd i dei prinsippa som Bodahl-Johansen legg til grunn.

• LES OGSÅ: Årsresultat blir hevda å vere feilaktig - Finanstilsynet vil sjå nærare på saka
• LES OGSÅ: Han meiner Sogn og Fjordane fylkeskommune bør selje seg ut av Fjord1

– Spørsmål om kva som er arkivverdig

Samtidig seier Grepstad at det ikkje nødvendigvis er absolutt all kommunikasjon som blir rekna som nødvendig å arkivere.

– Situasjonen er den at nokre av utvekslingane av informasjon, det går for eksempel på ein avtale om eit tidspunkt for eit møte og slike ting, då er det spørsmål om dette er arkivverdig.

– Kva som er arkivverdig er eit skjønn som ein prøver utøve, og vi må vedgå at vi når det gjeld sms og e-postar ikkje har ein så eintydig og klar praksis som vi gjerne burde hatt, seier Grepstad.

– Heller for mykje enn for lite

Han seier saka som no har kome fram i media har gjort dei merksame på dette, og lovar at dei skal ta lærdom.

– Men likevel står det igjen, at ein del av dei tinga som står i slike e-postar ikkje er arkivverdig etter dei gode prinsipp for vurdering av kva som er arkivverdig.

– Men Sogn og Fjordane fylkeskommune vil alltid leggje opp til å vere på den sikre sida, og heller journalføre for mykje enn for lite, seier Grepstad om tida framover.

• LES OGSÅ: Professor kritisk til rekneskapsføringa
• LES OGSÅ: Skal ha feilinformert om ferjebråk - no tek ho sjølvkritikk