Et kunst/formidlingsprosjekt forløper vanligvis slik:
1. Kreativ fase
Her lanseres ideer, og man formulerer (gjerne etter en "brainstorming") hva man ønsker å fremføre hvor og for hvem, kartlegger rammene for videre arbeid og gjerne formulerer en del målsettinger. Denne fasen innebærer at man må beslutte produktet, gjerne som konsept eller programide.
2. Planleggingsfasen
Her må man
- endelig formulere produktet dvs. type konsert, turne eller CD, artister, repertoar, osv.
- planlegge arbeidet og fordele arbeidsoppgaver, inkl. alle tidsmessige og praktiske detaljer som tilgang på utstyr, kostnader m.m.
3. Gjennomføring av prosjektet
Klokka/dagene går og tidspunkt for når produktet skal være ferdig må stå i fokus. Denne perioden står og faller på planleggingen. Det er viktig å ha noenlunde realistiske produktmålsettinger i forhold til rammer/tekniske muligheter, tidsrammer og personlige kvalifikasjoner. Denne fasen avsluttes med at det kunstneriske produktet er levert til publikum.
4. Evaluering
Egen og andres vurdering av arbeidet og produktet. De fleste som deltar i et prosjekt er med på flere samtidige prosjekter og blir med på nye senere. Noen ganger ønsker man å gjenta et lignende prosjekt også. Derfor er det viktig å lære av gjennomførte prosjekter.
5. Evt. etterarbeid
Dessverre er det som regel en mengde papirarbeid og rydding etter at et kunstnerisk produkt er levert publikum. Dette er oppgaver som TONO-oppgjør, tilbakelevering av lånt utstyr osv.
Hva kjennetegner vellykkede prosjekter?
Prosjektledelse.no har følgende gode råd for å få til vellykkede prosjekter:
- S = Spesifikk, vær spesifikk i alle ledd og element
- M = Målbart, alt du legger inn må være målbart
- A = eng = Achievable = Oppnåelig, alt må være oppnåelig og mulig å gjennomføre
- R = Risiko vurdering, vurder alle risker i det du planlegger
- T = Tid, alt må vurderes opp mot tidsaspektet
Det dreier seg altså om å være SMART når du skal gjennomføre et prosjekt!
Gode prosesser innebærer gode planer. Dette kan du lese mer om i artikkelen om produksjonslederen.
Et av NRKs største prosjekter var Eurovision Song Contest 2010. Her er historien ”bak øyeblikket”.
1. Prosjektledere er valgt og idefasen begynner. Produktet er gitt, men det må allikevel ha en profil/en grunnidé produksjonen skal bygge på. Alle medarbederne må også tro på dette konseptet.
2. Budsjettforslag skal lages og godkjennes.
3. Planer for tre sendinger skal lages.
4. Pauseinnslaget planlegges.
5. Programledere velges og de skal involveres i prosjektet.
6. Hver enkelt scene må planlegges.
7. Dansen på pauseinnslaget testes.
8. Detaljer finspusses og man flytter inn i produksjonslokalene.
9. Alt skal planlegges og finpusses til minste detalj.
10. Pauseinnslaget finpusses og øves inn.
11. Generalprøve.
12. Sendingen begynner. Produktet er ferdig.