Den som har økonomiansvaret i en produksjonsgrupper har først og fremst ansvar for å lage budsjett og å føre regnskap.
Vanligvis må økonomiansvarlig lage budsjettforslag, men budsjetter må alltid godkjennes av de andre i gruppa eller av ”eierne”. Dette gjelder også store prosjekter som "Eurovision Song Contest". handler om dette.
Denne stillingen innebærer også ofte ansvar for alle økonomiske transaksjoner ved billettsalget, søknader og rapporter knyttet til avgifter som f.eks. TONO-avgift og søknader om støtte. Budsjettansvarlige må ofte skaffe seg informasjon fra andre om faktiske kostnader og ev. forberede forslag om budsjettendringer som må foretas i produksjonsgruppen når det dukker opp uforutsette utgifter eller økonomiske forutsetninger endrer seg.
Vanligvis forvalter den som ansvaret for økonomi kontrakter/avtaler med musikere eller andre som skal ha utbetalt honorarer. Disse lagres gjerne sammen med andre bilag.
Budsjettet
Budsjettet er helt nødvendig for å få et klart inntrykk av hva produksjonen vil koste og hvor mye en regner med å tjene inn i form av billettpenger, sponsing og konsertstøtte. Det kan med fordel lages to budsjetter, et nullbudsjett som brukes til å legge ved søknader om støtte og et overskuddsbudsjett, mest for å motivere til økt billettsalg. I produksjoner som elever eier eller produksjoner som eies av medlemmene f.eks. i et korps eller et kor, er ofte motivasjonen for billettsalg knyttet til mulighetene for å få et overskudd.
Det er viktig at alle som får merke konsekvensene av et underskudd, blir gjort kjent med hva som må til for at overskudd skal oppnås slik at det ikke oppstår en situasjon der deltagere i prosjektet føler at man er lurt med på noe man ikke forsto de økonomiske konsekvensene av.
Les mer .
Kontrakter og avtaler
Når budsjettet er godkjent, må det så raskt som mulig inngås kontrakter i forhold til de viktigste postene på utgiftssiden, dette gjelder spesielt leieavtaler og avtaler med musikere. Økonomikonsulenten har ofte ansvar for å skrive kontraktene i samarbeid med produksjonslederen som vanligvis undertegner. I elevprosjekter bør man få veileder til å kontrollere slike avtaler og sikre at de er innenfor gjeldende lover og regler og ikke inneholder forhold prosjektgruppen ikke kan etterleve.
Les mer om .
Billettsalg
Man kan foreta billettsalg selv med egenproduserte billetter eller sette salget bort til profesjonelle firmaer. Fordelen med billettsalg gjennom ticketmaster eller lignende er at tilgjengeligheten er stor. Ulempen er at deres tilleggsavgift bidrar til at prisen øker for publikum.
Uansett om man velger å selge nummerert plasser eller unummererte plasser, må man ikke selge flere billetter enn det er plass til. Har man billetter med ulike rabatter slik at man har 2–3 ulike billettyper til hver konsert, må man etablere et system som sikrer at alle typer billetter er tilgjengelig for salg samtidig som man ikke selger for mange. For skoleprosjekter med egenproduserte billetter betyr det gjerne at man må ha en som koordinerer salget ved at det slippes ut til billettselgerne det antall som er mulig å selge fordelt på en antatt mengde av hver kategori. Deretter må selgerne bytte inn usolgte billetter av en kategori de har mange igjen av for å få flere billetter i en kategori som er utsolgt.
En konsertarrangørs største synd er å selge for mange billetter slik at publikummere som har betalt for billett ikke får plass!
Ved forhåndssalg er det viktig å beslutte om alt skal selges på forhånd eller om noen billetter skal holdes tilbake for salg ved inngangen. Uansett løsning risikerer man at det er publikummere som ikke får billetter. Utsolgt forhåndssalg bør annonseres. Publikummere som stadig kommer til utsolgt hus vegrer seg etter hvert for å forsøke å komme på konsertene.
Regnskap
Vanligvis har hver enkelt produksjon sitt eget budsjett og dermed må det føres et eget regnskap for produksjonen. Regnskapet brukes for å rapportere om det økonomiske resultatet for dem som eier økonomien i produksjonen, for å dokumentere for eierne at de som jobber med en produksjon ikke har gjort underslag, og ofte må regnskap leveres til de som har støttet en produksjon.
Vanligvis er produksjonene en del av en organisasjon eller et firmas virksomhet og da vil et prosjektregnskap gjerne være en del av et større regnskap. Alle firmaer har plikt til å føre et regnskap. Alle som har salg på mer enn 2 millioner i året har plikt til å føre regnskap. Skatteetaten anbefaler allikevel alle å føre regnskap. Omsetning av varer og tjenester med mva. utløser også plikt til merverdiavgiftsregnskap og omsetning over en viss størrelse kan gi skatteplikt.
Skatt og avgifter
Økonomiansvarlig må ta hånd om skjemaer knyttet til skatt. Det er noen ulike regler avhengig om produksjonen er en del av et firmas virksomhet eller om den foregår innenfor en ideell organisasjon, men selve skatteplikten er knyttet til engasjementets art. Dersom den som mottar honorar/lønn er lønnsmottaker kan ideelle organisasjoner bruke forenklede rutiner for skattetrekk og innbetaling av skatt. For å slippe å forholde seg til skatt bør man inngå avtaler med personlig næringsdrivende eller firmaer. Dette bør være klart i kontraktene. Personlig næringsdrivende som driver næring uten å være registrert i enhetsregisteret bruker personnummeret som identitet på regninger, mens firmaer er registrert og har organisasjonsnummer. Felles er at de svarer for skatt og avgifter selv.
Les mer om .
Merverdiavgift
Dersom virksomheten driver næringsvirksomhet er omsetningen avgiftspliktig. Drives virksomheten av en organisasjon defineres næringsvirksomhet på samme måte som for firmaer. Dersom produksjonen inneholder salgsvirksomhet f.eks. salg av CD, er det egne regler for plikten til å betale merverdiavgift. Allmennyttige organisasjoner slipper fortsatt mva. på salg av konsertbilletter.
