Nytt år og ryddig innboks?

– E-post oppleves for mange som en overveldende og ubehagelig opplevelse. Det kommer inn mer enn man klarer å håndtere, sier Morten Røvik, kursholder og rådgiver i ProduktivNorge AS.

Det kan etter hvert føles uoverkommelig å skulle rydde i den stadig voksende mengden med uleste brev. Heldigvis holder det, ifølge Røvik, med én stor ryddesjau.

– Det er som å rydde i boden. Etterpå bare vedlikeholder du det. Det er så mye enklere enn å ta den store opprydningen.

Han kaller det «e-post-nirvana» når du har null uleste e-poster, i en ryddig og godt organisert innboks.

– Du får en nærmest euforisk opplevelse når du har oversikt og kontroll. Sist gang du rydda i boden var det nok ålreit å gå inn der etterpå. Sånn blir det med innboksen din også.

Slik ryddet Rørvik unna en overfylt innboks:

Veien til en ryddig innboks

Røvik anbefaler at du oppretter fire mapper i innboksen din, med følgende navn:

• - Arkiv
• @Neste handlinger
• @Venter på
• @En gang kanskje

– Disse mappene gjør det mulig å holde på ryddigheten, forklarer Røvik.

Mappenavnene starter med krøllalfa og bindestrek fordi de da havner øverst hvis man sorterer mappene sine alfabetisk.

• Sett en tidsgrense for hvor langt bak du vil rydde.

Velg én e-post som du tenker at blir den tidligste du skal gjøre noe med. Legg alle de tidligere e-postene over i «- Arkiv»-mappen. De blir ikke helt borte, men er fortsatt mulige å søke etter dersom du må finne noe igjen senere.

• Gå gjennom de resterende e-postene

Til hver enkelt e-post skal du stille deg selv disse spørsmålene:

• «Hva er det her?»
  • Det er fort gjort å glemme hva hver e-post handler om. Skumles gjennom meldingen.
• «Skal jeg gjøre noe med det?»
  • Hvis svaret er «nei», så velger du å enten slette e-posten eller arkivere den.
  • Hvis svaret er «ja, en gang i framtiden» så flytter du denne e-posten til «@En gang kanskje»-mappen. Denne mappen sjekker du når du har tid.
  • Hvis svaret er «ja, så fort som mulig» så flytter du den til «@Neste handlinger»-mappen.

Hvis du også vet hva du må gjøre med e-posten, så skriver du dette inn i emnefeltet i e-posten, som en beskjed til deg selv.

• Sikre at du følger opp e-poster

Hvis du sender en e-post til noen som du trenger et svar på, legg den sendte e-posten i «@Venter på»-mappen. I emnefeltet til denne e-posten skriver du hvem du venter på svar fra, om hva og en dato for når du må følge opp om du har fått svar.

• Rens unna uviktige kopi-mailer

Mange innbokser fylles opp med mailer der man er satt på kopi uten at man nødvendigvis har stor nytte av utvekslingen. Sett opp en regel som gjør at alle e-poster med din adresse i kopi-feltet automatisk legges i en egen mappe.