Datatrøbbel gir kommuner millionsmell 

Kommunesammenslåing kan gi datatrøbbel og millionoverskridelser. – Vanskelig å forutse kostnadene, sier KS.

Drammen rådhus

Få uker etter at Drammen, Svelvik og Nedre Eiker kommune skulle hatt nytt arkivsystem på plass, er det klart at det blir millionsmell. KS tror andre kommuner, som skal slås sammen, kan få liknende opplevelser når de skal i gang med sammenslåing av datasystemene.

Foto: Tordis Gauteplass / NRK

43 nye kommuner jobber i disse dager på spreng for å bli klare til å slå seg sammen. Samordning av datasystemene vil trolig koste over en milliard kroner.

I Drammen, Svelvik og Nedre Eiker er de i gang med den store jobben med å sørge for at 150 dataløsninger fungerer som de skal, når de blir én kommune.

Undervurderer kostnadene

Det er nesten et år til de tre kommunene skal slås sammen, men allerede ved nyttår skulle første system vært på plass. Nå er det klart at det blir millionoverskridelser for de tre kommunene.

– Datakonvertering i forbindelse med sammenslåinger undervurderes ofte. Sånn sett vil det ikke overraske meg om flere andre sammenslåingsprosjekter vil gjøre tilsvarende erfaringer som Drammen, sier Hallvard Hoen, spesialrådgiver i KS.

Hallvard Hoen, spesialrådgiver i KS

– Det er krevende å gjennomføre det vi ofte kaller «digital sammenslåing». Det vil si, sørge for at alle digitale verktøy og løsninger fungerer som de skal etter kommunesammenslåingen, sier spesialrådgiver i KS, Hallvard Hoen.

Foto: Gerardo Poblete, KS

Les også: Fylkesmannen vil tvinge gjennom sammenslåinger

Han sier det er vanskelig å forutse kostnadene når en skal sørge for at alle digitale løsninger fungerer som de skal etter sammenslåingen.

– Det er viktig å rette oppmerksomheten mot vanskelighetene ved sammenslåing. Det er krevende både for kommuner og leverandører, sier Hoen.

De tre Buskerud-kommunene som blir Nye Drammen kommune, byttet saks- og arkivsystem og byggesaksløsning ved årsskiftet.

Frustrerte ansatte

Svein Olaf Bennæs, Drammen kommune

Svein Olaf Bennæs er prosjektleder for bytte av sak- og arkivsystem i Drammen, Svelvik og Nedre Eiker kommune. Datatrøbbel gjør at kommunene har fått uforutsette kostnader på omtrent 1,5 millioner kroner.

Foto: Torkel Bergstøl / NRK

Først fungerte ikke innsynsløsningen som skal sikre at kommunens innbyggere kan gjøre seg kjent med opplysninger og dokumenter. Og i flere uker fant verken kommune eller leverandør ut av hva som er galt med byggesaksløsningen. Det har ført til merarbeid og frustrasjon.

– Dette løftet har vært litt tyngre enn vi håpet på. Når en opplever feil og unødvendigheter i nye systemer, så øker frustrasjonen, sier Svein Olaf Bennæs, som er prosjektleder for bytte av saksbehandlingssystemet i Drammen kommune.

Han peker på at byggesaksavdelingen i Drammen kommune har stått i tøffe saker, og de har allerede vært hardt belastet i flere år, blant annet i forbindelse med en stor korrupsjonssak.

– Det har vi respekt for, og har satt på så mye ressurser som mulig for å få løst problemene, sier prosjektlederen.

Les også: Dømt for grov korrupsjon mot Drammen kommune

Millionoverskridelse i Drammen

Kostnadsrammen for oppstartsperioden for dokumenthåndteringssystemet er på 14,3 millioner kroner.

– Vi har satt av midler til håndtering av uforutsette hendelser, og bruker nå av disse midlene for å sikre stabil drift, sier Bennæs.

Han anslår at uforutsette kostnader vil være på omtrent 1,5 millioner kroner, men kan ikke utelukke at det blir mer. I de 1,5 millionene er ikke den ekstra belastningen som faller på de ansatte tatt med.

– Jeg har foreløpig ikke kunnet tallfeste dette, sier han.

Digitalisering den største kostnaden

Ifølge KS kan opp mot halvparten av kostnadene ved kommunesammenslåing knyttes til samordning av digitale løsninger.

Regjeringen har allerede utbetalt 1,4 milliarder kroner i engangskostnader i kommunereformen. I tillegg kommer nesten 900 millioner kroner i reformstøtte.

Kostnadene med å samordne digitale løsninger i kommunene som slås sammen, vil dermed trolig bli på over en milliard kroner.

– Samkjøring av IKT-systemer er erfaringsmessig en av de største kostnadene ved en kommunesammenslåing, bekrefter statssekretær Lars Jacob Hiim i kommunal og moderniseringsdepartementet.

Les også: Sponheim om pengebruken i samanslåingsklare kommunar: «svært urovekkjande»