Datatilsynet mener Vinmonpolet med dette begikk det de betegner som "grove brudd på personopplysningsloven."
I Datatilsynets rapport heter det:
- På denne bakgrunn har Datatilsynet funnet det nødvendig å anmelde AS Vinmonopolet til politiet jf. personopplysningsloven paragraf 48. Datatilsynet ser det som hensiktsmessig at politiets etterforskning skjer parallelt i tid med Datatilsynets behandling av saken.
Datatilsynet sender med kopi av politianmeldelsen til Vinmonopolet.
Skulle rekonstruere data
Det var i forbindelse med den interne etterforskningen av smøreskandalen spesielt knyttet til vinimportøren Ekjord AS, det ble gitt grønt lys til tidligere Økokrim-nestsjef Erling Grimstad å sjekke e-posten til de ansatte.
Hensikten var å sjekke hvem om hadde hatt befatning med "utilbørlig påvirkning" som det heter på polspråket - eller korrupsjon.
Grimstad engasjerte firmaet IBAS, som er spesialister på rekonstruksjon og sletting av data og som driver dataetterforskning.
Også slettede e-postfiler skulle sjekkes.
Fra polets side var det styreleder Harald Ankværn som i januar gav Grimstad fullmakt til dette.
Poldirektør Knut Grøholt ble på denne tiden selv gransket av Price Waterhouse Coopers for påståtte uregelmessigeheter, og hadde ikke ansvaret for den interne granskingen til Erling Grimstad.
Sjekket polet
Den 2. september troppet Datatilsynet opp, for å sjekke om Vinmonopolet brøt personopplysningsloven.
Tilstede var administrerende direktør Knut Gørholt, økonomi-og personaldirektøren, IT-direktøren samt lederne for de to fagforeningene; Overordnede funksjonærers forening (OFF) og
Funksjonærklubben (FKV).
Også interngransker Grimstad var til stede, det samme var Olav Nysæther fra IBAS.
I tillegg gjennomførte Datatilsynet samtaler med styreformann Harald Arnkværn vel 14 dager senere.
Det ble også gjennomført egne runder med fagforeningene, da med representanter fra LO til stede.
Sikringskopier
IBAS foretok i januar-februar såkalt speilkopiering fra tre servere som inneholdt blant annet e-postserverne. Fra disse kunne man rekonstruere slettede e-postmeldinger.
Grimstad bad styreleder Arnkværn om å lov til å undersøke materialet som berørte de fem ansatte som var sterkest i søkelyset for å tatt imot bestikkelser.
Hensikten var å skaffe bevis til eventuelle straffesaker.
Grimstad foretok søk på bestemte ord, navn på importører og lignende. For fire av de ansatte ble det ikke funnet noe spesielt, mens Grimstad mente funn styrket mistanken mot den femte.
40-50 e-poster ble undersøkt, 10-15 av dem skrevet ut og overlevert til en person i ledelsen.
Avisforslag
I april ble administrerende direktør Grøholt orientert, og fikk også se 1-2 av e-postene.
Det ble da diskutert om at de tillitsvalgte burde informeres, noe Grøholt ikke mente var nødvendig. Noe senere informerte han styret.
De ansatte fikk først vite om saken gjennom Dagbladet 23. juni. I juli varslet Datatilsynet sin interesse for saken.
Grimstad hevder overfor Datatilsynet at han skilte mellom private og virksomhetsrelatert e-poster da han søkte i e-postmateriale.
Dette mener tilsynet kan være en vanskelig balansegang å håndtere.
Datatilsynet mener Vinmonopolet ved sin handlemåte har brutt personopplysningsloven på flere punkter.
I tillegg til politianmeldelsen pålegger tilsynet selskapet å opprette avtaler med de ansatte om hvilke regler som gjelder for innsyn i e-postsystemet.