Viktige dokument blir ikkje arkivert – det kan få store konsekvensar

– Arkiveringa i det offentlege er for dårleg, og det er me veldig bekymra over, seier avdelingsdirektør Espen Sjøvoll i Arkivverket.

Han seier at mykje av dokumentasjon, som er viktig for både næringsliv og innbyggarar i Noreg blir borte.

I tillegg brukar det offentlege 12 milliardar kroner i året på å arkivera og på å finna informasjon som allereie er arkivert.

Nedstenginga av Noreg

Eit eksempel han viser til er då regjeringa stengde ned Noreg 12. mars i fjor.

Det einaste som finst av dokumentasjon frå denne dagen er eit bilete av ein whiteboard. Koronakommisjonen fann seinare ut at samtalane rundt tiltak og avgjerder aldri vart arkivert.

– Dette er den mest inngripande avgjerda som er tatt i Noreg i etterkrigstida, og dette biletet er den einaste informasjonen me har, seier Sjøvoll.

Rapporten frå Arkivverket viser at fleire viktige dokument ikkje blir arkivert.

– Innbyggarane i Noreg stolar på at det offentlege har god dokumentasjon på det som vert gjort. Slik det er no er det eit hol i systemet, seier Sjøvoll.

Arkivsystemet er utdatert

Sjøvoll meiner det er to ting som gjer at arkiveringssystema er for dårlege. Det eine er at IT-systema er gamle og det andre er at dei digitale løysingane går veldig fort.

Stadig meir av kommunikasjonen vår føregår over Teams, e-post og andre meldingstenester som Messenger. Det gjer det utfordrande for dei tilsette å arkivere det dei skal.

– Me har begynt å ta i bruk digitale verktøy som ikkje passar med dei arkivsystema me har, seier Sjøvoll.

– Den arkivlova me har i dag er utdatert med tanke på den digitale kvardagen me har, seier statssekretær Emma Lind i Kulturdepartementet.

Ho seier me treng eit velfungerande arkiv som sikrar demokratiet vårt, prosessane som føregår i demokratiet og historieforteljinga vår.

– Det kan få store konsekvensar om me ikkje får til ei god felles løysing på dette, seier Lind.

Frustrerande arbeid

Rapporten viser at 7 av 10 tilsette i det offentlege ikkje arkiverer det dei skal fordi tida ikkje strekker til.

Den arkiveringa som faktisk blir gjort kostar samfunnet 7,7 milliardar i året. I tillegg så kostar det i tidsbruk 4,8 milliardar at tilsette skal leite fram dokument som allereie er arkivert.

– Dette er frustrerande arbeid for mange tilsette, og me kunne spart 4–5 milliardar kvart år på å lage betre system for å både arkivere og å finne arkivert materiale, seier Sjøvoll.

Arkivverket jobbar no med å finne løysingar på å gjera arkiveringsjobben meir brukarvennleg og digitalisert.

Sjøvoll trur ein det offentlege må bli flinkare å samarbeida med næringslivet slik at dei kan vera med å levera gode og digitale tenester.

– Her på Riksarkivet ligg Noreg sin historie dei siste 500 åra, men om me skal få dokumentert Noreg sin historie dei neste 500 åra så må me tenka nytt, seier han.