Ber folk sende inn papirpost - skanner dokumentene

På en sentral hos Nets i Oslo, er 21 ansatte involvert i en svært omfattende oppgave: Å digitalisere store deler av posten som sendes inn og ut fra NAV.

Hver dag er 100.000 brev innom sentralen. Alle åpnes og skannes, før de blir sendt videre.

En kartlegging fra Direktoratet for forvaltning og IKT viser at det er få av de statlige tjenestene som har digitalisert kontakten med publikum.

– God løsning

NAV er en av etatene som ber folk om å skrive ut skjema, og sende tilbake med vanlig post.

Deretter skannes dokumentene.

– Det er en god løsing, fordi det er bedre enn at alt bare var på papir, sier IKT-direktør i NAV Nina Aulie.

NAV har store planer for å forenkle kontakten med publikum, men det kommer til å ta tid.

Etaten har fremdeles 300 ulike systemer som skal snakke sammen.

– Verden var annerledes før. Vi må ta oss fra der vi var, til dit vi vil. Vi ønsker å jobbe for å lage løsninger som er mer digitaliserte enn dette. Dette er første trinn, sier Aulie.

Superskanner

Mette Olsen i Nets har 21 ansatte som tar imot post, åpner konvolutter, og ser til at alle brev blir gjort elektroniske før de sendes til NAV.

Selv om det er tungvint å måtte behandle kommunikasjonen på denne måten, har de kraftige maskiner til hjelp, for eksempel til å åpne konvolutter.

Skanneren har også høy kapasitet.

– Har vi gjort en god jobb, så klarer vi mellom 4.000 og 6.000 dokumenter i timen, sier Olsen.

– Ikke noe å rope hurra for

Selv om systemene for å digitalisere posten er effektive, er avdelingsleder Tone Bringedal i Direktoratet for forvaltning og IKT ikke akkurat fornøyd med måten kommunikasjonen med brukerne foregår på.

– Et skjema på nett som du er nødt til å printe ut, putte i konvolutt og sende, det er ikke mye å rope hurra for, sier hun.

DIFI har nylig gått gjennom og sjekket hvor langt staten er kommet når det gjelder digitale tjenester.

– Det er fortsatt for mange skjema til nedlasting. Fase to er å gjøre de tilgjengelig elektronisk, sånn at du kan sende dem inn elektronisk, og at virksomheten kan sende dem videre digitalt. Det neste er å lage digitale, helautomatiserte selvbetjeningsløsninger, sier hun.

Bringedal forteller at det er stor forskjell på hvor langt de statlige tjenestene er kommet.

– Noen tjenester, for eksempel når det gjelder skatt, er langt framme i verden. Men vi har også eksempler på det motsatte, hvor nettsiden fortsatt kun er et informasjonssted, som er lite tilpasset kommunikasjon, sier hun.

• LES OGSÅ: Støre vil gjøre slutt på diskettveldet

3,3 mrd til modernisering

På enkelte felt har NAV allerede svært gode digitale løsninger. Blant annet har den digitale pensjonsløsningen deres vunnet en internasjonal pris.

De aller fleste skjemaene må imidlertid, inntil videre sendes inn og skannes.

Går det som Nina Aulie vil, skal det ikke ta så altfor lang tid før NAV skal få på plass et alternativ til papirpost og skanning.

Etaten har fått 3,3 milliarder kroner til å modernisere for. IKT-direktøren mener det er viktig å skynde seg sakte i dette arbeidet.

– Systemene våre og sikkerheten gjør at dette krever tid og planlegging. Det er ikke bare å sette strøm på noen skjema. Det handler også om å bygge tjenestene for framtida.

I mellomtiden må de som skanner for NAV leve med helt spesielle utfordringer knyttet til papirpost:

– Når papiret har vært på kjøkkenbordet i det ganske land, så ser det ymse ut når det kommer i hus. Det er mange veltede kaffekopper over de dokumentene som kommer i huset til oss, og da er det ikke like lett å få dem gjennom en maskin, sier Mette Olsen.

• LES OGSÅ: - Håpløst 80-talls med diskett
  
• LES OGSÅ: NAV kritiseres for strekkode-brev
  
• LES OGSÅ: Dataproblemene i Nav vil fortsette i flere år