Raymond skylder på data-trøbbel, får kritikk av Sivilombudsmannen

Det er for krevende for IKT-systemene å lage en oversikt over alle dokumentene ved Byrådslederens kontor, hevder Oslo kommune. Nå krever Sivilombudsmannen ny vurdering.

Byrådsleder Raymond Johansen (Ap)

Byrådsleder Raymond Johansen (Ap) gikk til valg på å gjøre Oslo kommune til en mer åpen kommune. Nå kritiseres kontoret hans for feil praktisering av offentlighetsloven.

Foto: Heidi Fjørtoft Klokk / NRK

I en fersk uttalelse får Oslo kommune kritikk av Sivilombudsmannen for sin praktisering av offentlighetsloven.

NRK har siden februar i år anmodet Byrådslederens kontor om å lage en oversikt over hvilke dokumenter de har opprettet, men fått avslag. Toppledelsen i Oslo har tidligere fått kritikk fra Kommunerevisjonen i Oslo. Derfor ønsket NRK å sammenligne et uttrekk fra kommunens systemer med hva som er publisert på postlistene.

Kommunen har nektet å lage oversikten siden februar i år. Avslaget er begrunnet med at kommunen må bestille hjelp fra eksterne IKT-konsulenter for å kunne gi innsyn. I et brev til NRK skrev blant annet kommunen:

«Kommunen mener innsynskravet ligger utenfor offentleglovas rammer».

Men denne forståelsen av offentlighetsloven kritiseres nå av Sivilombudsmannen, Thor Aage Falkanger. Han er oppnevnt av Stortinget for å kontrollere at forvaltningen respekterer norsk lov, og konkluderer med at innsynskravet nå må håndteres på nytt og i tråd med offentlighetslovens krav.

I sin uttalelse konkluderer Falkanger slik:

«Ombudsmannen er kommet til at det knytter seg begrunnet tvil til om innsynskravet kan avslås fordi sammenstillingen må bestilles fra leverandørene av kommunens IKT-systemer».

Aage Thor Falkanger

Sivilombudsmann Aage Thor Falkanger.

Foto: Siri Vålberg Saugstad / NRK

Les hele uttalelsen her.

– I strid med offentlighetslovens intensjon

NRK klagde først til Fylkesmannen på kommunens lovanvendelse. Fylkesmannen var enig med kommunen. Det var da NRK igjen klagde på dette til Sivilombudsmannen, at den kritiske uttalelsen kom.

Som følge av kritikken må Fylkesmannen nå sørge for at Oslo kommune behandler saken på nytt.

Her påpeker Falkanger at offentlighetsloven også gjelder i de tilfeller der en kommune velger å benytte eksterne leverandører.

Det betyr at Oslo kommune ikke brukte offentlighetsloven riktig da innsynskravet ble avvist, med henvisning til at leverandøren måtte kontaktes.

Artikkelen er etter publisering oppdatert med følgende sitat fra ombudsmannens brev til kommunen:

«Det vil være i strid med offentleglovas intensjon dersom retten til innsyn i opplysninger som organet benytter i sin saksbehandling avskjæres eller begrenses fordi organet har valgt å la en ekstern systemleverandør behandle opplysningene, i stedet for at organet gjør databehandlingen selv», skriver ombudsmannen i uttalelsen.

Kritisk til kommunens systemer

I et brev til Sivilombudsmannen 3. desember i år, skriver Byrådslederens kontor dette om hvorfor NRKs forespørsel om innsyn i en oversikt over dokumenter må avvises:

«Systemene er ikke konstruert for å sammenstille ikke-journalpliktige dokumenter».

Konsekvensen av kommunens syn hadde vært at offentligheten ikke får vite om alle dokumentene som Byrådslederens kontor har opprettet. Sivilombudsmannen ber nå kommunen vurdere spørsmålet på nytt.

Jusprofessor Jan Fridthjof Bernt er blant landets ledende eksperter på åpenhet og innsyn, og stiller seg kritisk til svaret fra kommunen:

– Spørsmålet jeg stiller meg, er hvor troverdig det er at kommunen sier at den ikke uten store omkostninger kan skaffe seg tilgang til informasjon i sine egne dokumenter. Hvis det virkelig er tilfellet, så tyder det på at kommunen må se på avtalen de har med disse private systemleverandørene.

Er kommunens systemer for dårlige?

– For å si det veldig enkelt, det kan ikke være slik at borgernes rett til innsyn i oversikt over dokumenter fra det offentlige skal avhenge av hvilken avtale kommunen har inngått med en privat leverandør.

Jussprofessor Jan Fridthjof Bernt

Jan F. Bernt, professor emeritus ved Universitetet i Bergen.

Foto: NRK

Hvilken beskjed vil du gi til byrådslederen om denne saken?

– Beskjeden til byrådslederen er at han må behandle henvendelser om informasjon likt, enten det gjelder opplysninger kommunen kan hente ut av databasene sine selv, eller de trenger bistand fra eksterne leverandører.

– I dette tilfellet må han ganske enkelt be leverandøren levere det er bedt om, og så ta eventuelle meromkostninger hvis dette ikke er innenfor avtalen med denne.

Et spørsmål om penger

– Generelt sett så mener vi at det offentlige bør strekke seg til det ytterste for å gi innsyn. Man bør alltid hige etter merinnsyn, sier Therese Manus, daglig leder i Kommunikasjonsforeningen.

Hun poengterer at foreningen nettopp har fornyet sine etiske retningslinjer, og erstattet begrepet «konfidensialitet», med «åpenhet» og «innsyn».

– Det er helt naturlig og riktig at Sivilombudsmannen nå ber kommunen om å skaffe seg kunnskap om hva som må til for å lage oversikten over dokumentene hos byrådslederens kontor, sier Manus.

Therese Manus, Norsk kommunikasjonsforening.

Therese Manus, Norsk kommunikasjonsforening.

Foto: Gudim.

Hva kan signaleffekten bli nå når det blir kjent at byrådslederens kontor ikke ønsker å gi en komplett oversikt over sine egne saksdokumenter?

– De risikerer at det blir oppfattet som at de ikke ønsker åpenhet om hvilke dokumenter de har. Det kan være andre og legitime grunner til at kommunen avslår innsyn, men det får vi først vite når det bringes på det rene hva som må til for å etablere sammenstillingen slik ombudsmannen krever. Da blir det for kommunens del en avveining mellom om man skal bruke midlene det koster å bestille dette fra leverandørene, eller å opprettholde avslaget.

Det kan altså vise seg at byrådslederen har rett til å hemmeligholde oversikten?

– Ja, når det gjelder innsyn i sammenstillinger har Sivilombudsmannen tidligere sagt at terskelen for å avvise innsynskrav er ganske lav. Men jeg vet samtidig at flere offentlige virksomheter likevel har valgt å strekke seg ut over lovens minstekrav, og gi innsyn i sammenstillinger selv om de ikke plikter det, sier Manus.

Byrådslederen svarer ikke

NRK har stilt byrådsleder Raymond Johansen disse spørsmålene:

  1. Hvorfor vil du ikke gi allmennheten innsyn i en komplett oversikt over hvilke dokumenter som er opprettet hos ditt kontor?
  2. Har du oversikt over hvor mange av dokumentene byrådslederens kontor har opprettet hittil i år som ikke står på kommunens postjournal?
  3. I 2015 gikk du til valg på å gjøre Oslo kommune til en mer åpen kommune. Har du lyktes med det?
  4. Har byrådsleder noen kommentarer til Sivilombudsmannens uttalelse?

Vi har ikke mottatt svar fra byrådsleder på noen av spørsmålene.

I en e-post skriver byrådslederens kommunikasjonssjef, Hanne Giørtz, dette:

«Vi registrerer og tar til etterretning at Sivilombudsmannen sender avgjørelsen tilbake til Fylkesmannen for ny vurdering».

Les hele brevet der Oslo kommune begrunner sitt hemmelighold her.

Et sitat fra Kommunikasjonsforeningen er endret, slik at det går tydelig frem at det ombudsmannen ber om, er en konkret beskrivelse av hva som må til for å gjøre uttrekket i Oslo kommune. Ombudsmannen har ikke konkret bedt om at kommunen finner ut av hva det vil koste å gjøre uttrekket, slik sitatet opprinnelig kunne gi inntrykk av.