For ikke alt for lenge siden var det slik at sjefen ringte deg på kontoret om han eller hun ville at du skulle ta deg en tur innom på et møte eller en prat. Kanskje sjefen din til og med banket på døra di.
Nå sender vi e-post, og norske arbeidstakere peprer hverandre med digitale meldinger, - frem og tilbake, og vi sender gjerne kopier både til den ene og den andre.
- Uvettig bruk av mail er en tidstyv på jobben, sier Nils Ivar Skaalerud. Foto: Klingwall
Nils Ivar Skaalerud er ekspert på e-post og daglig leder i firmaet Jungle Map, som holder e-postkurs på norske bedrifter. Han mener e-postbruken slik den praktiseres i dag er en tidstyv!
- E-post blir i stadig større utstrekning brukt til delegering av oppgaver til ansatte. Om jeg får delegert en oppgave en dag, er det ikke sikkert jeg leser mailen før dagen etter. Dagen etter sender jeg et par spørsmål til sjefen, men da er han borte, og da kan det ta inntil flere dager før vi får avklart en sak som kunne vært avgjort i løpet av noen minutter om vi hadde snakket sammen, sier Skaalerud.
Folk må bli mer bevisst
Vi vil jo så gjerne være i takt med tiden. "Send meg en mail" sier vi; det låter jo litt moderne. E-post kan være bra, men ikke alltid:
- Folk må bli mer bevisst enn på hvilket media de bruker når. E-post kan være et fantastisk verktøy brukt på riktig måte, men det kan også være ineffektivt.
Sender og får mye mer enn vi trenger
Vi har en tendens til å tro at e-post er den enkleste måten å kommunisere på, men noen ganger kan det være helt motsatt.
- En av konsekvensene dette har, er at vi sender og får mye mer e-post enn vi trenger, og på bakgrunn av de undersøkelsene vi har gjort, sier en gjennomsnittsansatt i Norge i dag at han eller hun fint kunne klart seg uten 35-40% av de e-postene de får fra kollegene. Det innebærer blant annet at man både individuelt og kollektivt kaster bort veldig mye tid på helt unødvendig e-postbruk.
Skaalerud forteller at vi i gjennomsnitt bruker 2 minutt på å åpne og lese en e-post. Når 35-40% av dette er irrelevant e-post, blir det ganske mye bortkastet tid i løpet av et år.
Å svare eller ikke svare
Det finnes forskjellige typer e-post, for eksempel e-post til informasjon der mottakeren ikke trenger å respondere.
- Da legger man de som kun skal lese informasjonen i kopi-feltet, og de kan man ikke regne med å få svar fra. De som står i mottaker-feltet har en primærinterresse i e-posten, og det forventes at de svarer. Problemet med en e-post med mange i til-feltet og hvor noe skal gjøres, kan det føre til at noen av de som står i mottaker-feltet tenker "her var det så mange involvert, og jeg selv har så mye å gjøre, så denne får noen andre ta seg av". Problemet oppstår når de andre tenker det samme, og så skjer det ingen ting.
(Kopi-felt og mottaker-felt, se illustrasjon under)
De som står i mottaker-feltet har en primærinterresse i e-posten. De som står i kopi-feltet kan man ikke regne med å få svar fra.
Den mest effektive e-posten
- Avsendere har en tendens til å sende e-posten til så mange som mulig fordi man tror at "jo fler man sender til, jo mer er det som skjer". Den mest effektive av alle e-poster er den som kun har én mottaker, for da kan ikke mottakeren se på distribusjonslista og si "denne får noen andre ta seg av", forteller Skaalerud.
Se også E-post - ikke alltid like lurt.
Innslaget ble laget av Sjur Sætre og sendt i Norgesglasset 19.04.05.
Norgesglasset NRK P1