– Dette er et brudd på våre interne sikkerhetsrutiner for å håndtere denne type informasjon. Vi ser veldig alvorlig på denne hendelsen. Den skulle selvfølgelig aldri ha skjedd, sier rådmann i Rana kommune, Robert Pettersen, til NRK.
Rådmann Robert Pettersen beklager at de har mistet tusenvis av potensielt sensitive dokumenter i posten.
Foto: Lars-Petter Kalkenberg / NRKDa nordlandskommunen skulle gå over til et nytt arkivsystem nylig, valgte de å sende en kopi av deler av dokumentarkivet i posten med en minnepinne.
Et sted mellom Mo i Rana og Trondheim forsvant arkivmaterialet fra 2000-2013.
Minnepinnen inneholdt 300.000 dokumenter. Om lag 25.000 av disse var unntatt offentlighet, ifølge Rana kommune.
– 300.000 dokumenter blir sendt i posten. Er det rutinemessig utført?
– Nei, det er det ikke. Det skyldes menneskelig svikt, og det beklager vi selvsagt sterkt.
– Høyeste prioritet
Da brevet med minnepinnen kom fram var konvolutten ødelagt, og minnepinnen forsvunnet.
Både Datatilsynet og Fylkesmannen i Nordland er varslet, og Personvernombudet er koblet inn.
– Vi har gitt denne saken høyeste prioritet, og går nå igjennom alle dokumentene for å finne ut om de inneholdt personopplysninger, sier rådmannen, som advarer folk mot eventuelt å bruke sensitive opplysninger de kommer over.
Både Datatilsynet og Fylkesmannen i Nordland er varslet, og Personvernombudet er koblet inn.
Personer som eventuelt er berørt vil bli personlig kontaktet av Rana kommune.
– De som ikke hører fra oss, er dermed ikke berørt av denne hendelsen, legger rådmannen til.
Fortsatt ikke funnet
Pettersen omtaler forsvinningssaken som en «uheldig engangshendelse». Nå har Rana kommune satt i gang flere tiltak for å finne ut hva som har skjedd.
– Vi vet at enkelte deler av arkivet inneholder personopplysninger, blant annet søknader om dispensasjoner for snøscooterkjøring, drosjeløyver og enkelte interne saker som omfatter egne ansatte, forklarer Pettersen.
Minnepinnen er fortsatt ikke funnet, og kommunen har løpende dialog med Posten.
Verken barnevern, helse- og sosial, skole eller omsorg skal være omfattet av forsvinningssaken, ettersom de sektorene håndteres i egne fagsystemer.
Nå går Rana kommune igjennom sine egne rutiner for å hindre at dette kan skje igjen.
– Får dette noen konsekvenser for noen av de ansatte?
– Jeg tar ansvar for at det har skjedd en feil. Så skal vi ha en intern gjennomgang for å lære av dette, avslutter rådmannen.
